A lei sobre o arquivamento eletrônico nos registros comerciais: como o governo se move com os tempos

Introdução

Ajudar clientes internacionais que têm um negócio na Holanda faz parte da minha prática diária. Afinal, a Holanda é um ótimo país para se conduzir um negócio, mas aprender o idioma ou se acostumar com as práticas comerciais holandesas pode ser, às vezes, complicado para corporações estrangeiras. Portanto, uma mão amiga é frequentemente apreciada. O escopo da minha assistência varia de auxiliar em tarefas complexas a auxiliar na comunicação com as autoridades holandesas.

Recentemente, recebi uma pergunta de um cliente para explicar o que exatamente foi declarado em uma carta da Câmara de Comércio Holandesa. Esta carta simples, porém importante e informativa, dizia respeito a uma novidade no arquivamento de demonstrações financeiras, que em breve só será possível eletronicamente. A carta foi resultado do desejo do governo de acompanhar os tempos, utilizar as vantagens da troca eletrônica de dados e introduzir uma forma padronizada de lidar com este processo recorrente anual.

É por isso que as demonstrações financeiras têm de ser depositadas eletronicamente a partir do ano fiscal de 2016 ou 2017, conforme incorporado no Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Lei sobre o arquivamento eletrônico em registros comerciais), que foi introduzido junto com o Besluit elektronische deponering handelsregisters (Resolução sobre o arquivamento eletrônico em registros comerciais); este último fornecendo regras adicionais e detalhadas. Um bocado, mas o que exatamente esta Lei e Resolução implicam?

Antes e agora

Anteriormente, as demonstrações financeiras podiam ser depositadas na Câmara de Comércio tanto eletronicamente quanto em papel. O Código Civil Holandês ainda conhece amplamente disposições baseadas no depósito em papel. Atualmente, esse método pode ser visto como ultrapassado e fiquei realmente um pouco surpreso que esse desenvolvimento não tenha surgido antes. Não é difícil imaginar que o arquivamento de demonstrações financeiras em papel tenha muitas desvantagens em comparação ao arquivamento eletrônico desses documentos quando olhamos de uma perspectiva de custo e tempo. T

pense nos custos do papel e nos custos e tempo necessários para colocar as declarações anuais no papel e enviá-las – também no papel – à Câmara de Comércio, que então tem que processar esses documentos escritos, sem nem mencionar o tempo e os custos que surgem ao deixar um contador redigir ou verificar essas demonstrações financeiras (não padronizadas).

Portanto, o governo propôs fazer uso do “SBR” (abreviação de: Standard Business Report), que é um método eletrônico padronizado de criação e envio de informações e documentos financeiros, com base em um catálogo de dados (a Dutch Taxonomie). Este catálogo contém definições de dados, que podem ser usados ​​para criar as demonstrações financeiras.

Outra vantagem do método SBR é que não apenas a troca de dados entre a corporação e a Câmara de Comércio será simplificada, mas, como resultado da padronização, a troca de dados com terceiros também se tornará mais fácil. Pequenas corporações já podem enviar as declarações anuais eletronicamente por meio do uso do método SBR desde 2007. Para empresas de médio e grande porte, essa possibilidade foi introduzida em 2015.

Então, quando e para quem?

O governo deixou claro que a resposta a essa pergunta é um caso típico de “tamanho importa”. Pequenas empresas serão obrigadas a enviar as demonstrações financeiras eletronicamente por meio do SBR a partir do ano fiscal de 2016 em diante. Como alternativa, pequenas empresas que (elaboram e) enviam as demonstrações financeiras elas mesmas, têm a possibilidade de depositar as demonstrações por meio de um serviço online gratuito – o serviço “zelf deponeren jaarrekening” -, que está em operação desde 2014.

A vantagem deste serviço é que não será necessário comprar software que seja “compatível com SBR”. Empresas de médio porte precisarão enviar as demonstrações financeiras por meio do SBR a partir do ano fiscal de 2017 em diante. Também para essas empresas, um serviço online temporário e alternativo (“opstellen jaarrekening”) será introduzido. Por meio deste serviço, empresas de médio porte podem redigir as próprias demonstrações financeiras no formato XBRL. Depois, essas demonstrações podem ser enviadas por meio de um portal online (“Digipoort”). Isso significa que a corporação não necessariamente terá que comprar software “compatível com SBR” imediatamente.

Este serviço será temporário e entrará em vigor após cinco anos, contados a partir de 2017. Ainda não há obrigação para grandes empresas e estruturas de grupos de médio porte de arquivar as demonstrações financeiras por meio do SBR. Isso ocorre porque essas empresas precisam lidar com um conjunto muito complexo de requisitos. A expectativa é que essas empresas tenham a oportunidade de escolher entre arquivar por meio do SBR ou arquivar por meio de um formato europeu específico a partir de 2019.

Sem regras sem exceções

Uma regra não seria uma regra se não houvesse exceções a serem feitas. Duas, para ser preciso. As novas regras relativas ao arquivamento das demonstrações financeiras não são aplicáveis ​​a entidades legais e empresas com sede registrada fora da Holanda, que, com base no Handelsregisterbesluit 2008 (Resolução do Registro Comercial de 2008), têm a obrigação de arquivar os documentos financeiros na Câmara de Comércio, na medida em que e na forma em que esses documentos devem ser divulgados no país da sede registrada.

A segunda exceção é feita para emissores conforme definido no artigo 1:1 do Wft (Financial Supervision Act) e subsidiárias de um emissor, caso estes sejam os próprios emissores. Um emissor é qualquer pessoa que deseja emitir títulos ou pretende emitir títulos.

Outros pontos de atenção

Ainda assim, isso não é tudo. As próprias entidades legais precisam tomar nota de alguns aspectos adicionais de importância. Um desses aspectos é o fato de que a entidade legal permanecerá responsável pelo arquivamento de demonstrações financeiras que estejam de acordo com o lei. Entre outras coisas, isso significa que as demonstrações financeiras devem ser capazes de criar uma visão tal que seja possível avaliar suficientemente a posição financeira da entidade legal.

Portanto, aconselho todas as empresas a verificarem cuidadosamente os dados nas demonstrações financeiras antes de serem arquivadas em todos os momentos. Por último, mas não menos importante, preste atenção ao fato de que se recusar a arquivar as declarações da maneira prescrita constituirá uma infração com base no Wet op de Economische Delicten (Lei de Ofensas Econômicas). Convenientemente, foi confirmado que as demonstrações financeiras criadas por meio do método SBR podem ser usadas pela assembleia de acionistas para estabelecer essas declarações. Essas contas também podem estar sujeitas à auditoria por um contador de acordo com o artigo 2:393 do Código Civil Holandês.

Conclusão

Com a introdução da Lei sobre o arquivamento eletrônico nos registros comerciais e a Resolução associada, o governo demonstrou um bom progresso. Como resultado, será obrigatório para pequenas e médias empresas depositar as demonstrações financeiras eletronicamente a partir dos anos de 2016 e 2017, respectivamente, a menos que a empresa se enquadre no escopo de uma das exceções. As vantagens são numerosas. Ainda assim, aconselho todas as empresas a manterem o juízo, já que a responsabilidade final ainda recai sobre as próprias empresas obrigadas a arquivar e, como diretor da empresa, você certamente não deseja ficar lidando com as conseqüências.

Contato

Caso você tenha mais alguma dúvida ou comentário após ler este artigo, sinta-se à vontade para entrar em contato com o Sr. Ruby van Kersbergen, advogado da Law & More via conveyors.au@prok.com ou o Sr. Tom Meevis, advogado da Law & More via conveyors.au@prok.com ou ligue para +31 (0)40-3690680.