Uma pergunta comum entre os empresários é se você pode registrar uma empresa em um endereço de escritório virtual. Nas notícias, você costuma ler sobre empresas estrangeiras com endereço postal na Holanda. Ter as chamadas empresas de caixas postais tem suas vantagens. A maioria dos empresários sabe que essa possibilidade existe, mas como você a administra e quais requisitos você precisa atender, ainda não está claro para muitos. Tudo começa com o registro na Câmara de Comércio. É possível registrar sua empresa mesmo se você mora no exterior. No entanto, existe uma solicitação principal: sua empresa deve ter um endereço de visita holandês ou as atividades comerciais da sua empresa devem ocorrer na Holanda.
Webshop de requisitos legais
Como proprietário de uma loja virtual, você tem obrigações legais para com o cliente. É obrigatório ter uma política de devolução, você deve estar disponível para consultas do cliente, você é o responsável pela garantia e deve oferecer pelo menos uma opção de pós-pagamento. No caso de compra do consumidor, a demanda também é que o consumidor não tenha que pagar mais de 50% do valor da compra antecipadamente. Claro que é permitido, se o consumidor fizer isso voluntariamente, fazer um pagamento integral, mas um varejista (web) não pode obrigar. Essa demanda só se aplica quando você compra produtos, para serviços, é necessário pré-pagamento total.
É obrigatório mencionar um endereço?
A localização das informações de contato deve ser clara e logicamente encontrada na loja virtual. A razão por trás disso é que um cliente tem o direito de saber com quem está negociando. Esse requisito está sendo suportado pela lei e, portanto, é obrigatório para todas as lojas virtuais.
As informações de contato consistem em três partes:
- A identidade da empresa
- Os detalhes de contato da empresa
- O endereço geográfico da empresa.
A identidade da empresa significa os detalhes de registro da empresa, como o número da Câmara de Comércio, o número do IVA e o nome da empresa. Os detalhes de contato são os dados que os consumidores podem usar para entrar em contato com a loja virtual. O endereço geográfico é conhecido como o endereço de onde a empresa faz seus negócios. O endereço geográfico deve ser um endereço visitável e não pode ser um endereço de caixa postal. Em muitas lojas virtuais pequenas, o endereço de contato é igual ao endereço geográfico. Pode ser difícil cumprir o requisito de fornecer detalhes de contato. Abaixo, você pode ler mais sobre como ainda pode atender a esse requisito.
Endereço virtual
Se você não quiser ou não puder fornecer um endereço visitável em sua loja virtual, pode usar um endereço de escritório virtual. Esse endereço também pode ser gerenciado pela organização para a qual você paga o aluguel. Este tipo de organizações também tem vários serviços, como rastreamento e encaminhamento de itens postais. Ter um endereço holandês é bom para a confiança dos visitantes da sua loja online.
Para quem?
Você pode precisar de um endereço de escritório virtual por vários motivos. Um endereço de escritório virtual é principalmente para:
- Pessoas que fazem negócios em casa; que querem manter os negócios e a vida privada separados.
- Pessoas que fazem negócios no exterior, mas também estão tentando manter um escritório na Holanda;
- Pessoas com uma empresa na Holanda, que gostariam de ter um escritório virtual.
Sob certas condições, um endereço virtual pode ser registrado na Câmara de Comércio.
Registro na Câmara de Comércio
Durante o processo de inscrição, uma ou mais filiais da sua empresa serão registradas. Nesse processo, o endereço postal e o endereço de visita serão registrados. O endereço de visita só será aplicado se você puder provar que sua filial está localizada lá. Isso pode ser verificado por meio de um contrato de aluguel. Isso também se aplica se a sua empresa estiver localizada em um centro de negócios. Se o contrato de locação mostrar que você está alugando permanentemente um escritório (espaço), você pode registrá-lo como seu endereço de visita no Registro Comercial. Ter um endereço de aluguel permanente não significa que você sempre deve estar presente, mas deve ter a capacidade de estar permanentemente presente, se necessário. Por exemplo, se você alugar uma mesa ou escritório por duas horas por semana, não será suficiente para atender aos requisitos para o registro da sua empresa.
Para registrar sua empresa, você precisa ter vários documentos disponíveis:
- Os formulários de registro da Câmara de Comércio;
- Um contrato assinado de aluguel, compra ou arrendamento do endereço de visita holandês;
- Uma cópia legalizada de uma prova de identidade válida (você pode combinar isso com a embaixada holandesa ou um notário);
- Um extrato original ou cópia legalizada do registro da população do município estrangeiro em que você mora ou outro documento de uma organização oficial informando seu endereço estrangeiro.
Regulamentos da Câmara de Comércio relativos ao 'Escritório Virtual'
Nos últimos anos, notou-se que um escritório virtual era um escritório onde uma empresa estava localizada, mas onde o trabalho real não foi executado. Há alguns anos, a Câmara de Comércio mudou as regras de um escritório virtual. No passado, era comum as empresas ditas 'Ghost' instalarem seus negócios em um endereço virtual de escritório. Para evitar atividades ilegais, a Câmara de Comércio verifica se as empresas têm um escritório virtual que também realiza suas atividades nesse mesmo endereço. A Câmara de Comércio chama isso de prática comercial sustentável. Isso não significa que os empreendedores que possuem um escritório virtual também devam estar permanentemente presentes lá, mas significa que eles devem ter a capacidade de estar permanentemente presentes quando necessário.
Se você tiver alguma dúvida sobre este blog ou tiver dificuldades com a Câmara de Comércio, entre em contato com os advogados da Law & More. Responderemos às suas perguntas e forneceremos assistência jurídica sempre que necessário.