O empregador deve manter registros de seus funcionários e, ao mesmo tempo, só pode processar dados pessoais necessários para a relação de trabalho. Essas duas obrigações se encontram no arquivo pessoal, e a questão prática é sempre a mesma: o que pode ser incluído, o que não pode e por quanto tempo pode permanecer lá.
O que pode ser guardado
Dados necessários para a execução do contrato de trabalho e para o cumprimento das obrigações legais: nome e endereço, data de nascimento, número de identificação fiscal, cópia do documento de identidade autenticado no início do contrato de trabalho, o contrato e suas alterações, dados salariais e de folha de pagamento, avaliações e correspondências sobre desempenho, registros de treinamento, datas de ausência e registros relativos a advertências ou questões disciplinares.
O número de atendimento ao cidadão e a cópia do documento de identidade ficam arquivados porque a legislação tributária e previdenciária exige isso; essa mesma exigência é o que os torna legais. Solicitar uma cópia do documento de identidade para qualquer outra finalidade não é permitido.
O que não pode ser guardado
Os dados de saúde são a principal armadilha. Quando um funcionário informa estar doente, o empregador pode registrar a ausência, a data de início e a duração prevista, além das atividades que o funcionário pode e não pode realizar no trabalho e quaisquer adaptações necessárias. O empregador não pode registrar a natureza da doença, o diagnóstico, o tratamento ou a medicação, mesmo que o funcionário os informe espontaneamente. Essas informações pertencem ao médico da empresa, cujo prontuário é separado e ao qual o empregador não tem acesso.
Também são inadequados dados sobre religião, opinião política, filiação sindical, origem étnica e orientação sexual, a menos que se aplique uma exceção legal específica; anotações sobre a vida privada de um funcionário que não tenham relação com o trabalho; e impressões pessoais não estruturadas registradas por gerentes, às quais os funcionários têm o direito de ter acesso e que podem ser interpretadas de maneira muito diferente em uma disputa do que quando foram escritas.
Por quanto tempo os dados podem ser mantidos?
O RGPD não estabelece prazos fixos; a regra é que os dados não podem ser conservados por mais tempo do que o necessário. Na prática, utilizam-se duas linhas de conduta: a maioria dos dados pessoais é eliminada cerca de dois anos após o término do vínculo empregatício, enquanto os dados necessários para fins fiscais – como comprovantes de folha de pagamento, cópia do documento de identidade e declaração de imposto de renda – são conservados por sete anos, por exigência da Receita Federal.
As candidaturas de candidatos não contratados são normalmente destruídas no prazo de quatro semanas, ou até um ano com o consentimento do candidato. Um plano de retenção que defina esses períodos por categoria, e que seja efetivamente aplicado, é o que transforma a conformidade de uma mera aspiração em evidência.
Os direitos do empregado
Os funcionários têm o direito de consultar seus arquivos, corrigir dados incorretos e, em determinadas circunstâncias, solicitar a exclusão de seus dados. Um pedido de acesso é um direito, não um ato hostil, e deve ser respondido em até um mês. Na prática, esses pedidos costumam surgir no início de uma disputa, o que justifica a importância de manter arquivos que possam ser consultados sem constrangimento.
Lista de verificação prática
Mantenha um arquivo por funcionário com uma estrutura definida, para que o conteúdo seja claro. Restrinja o acesso apenas a quem precisa e registre quem tem acesso. Mantenha os dados de afastamento por doença com o médico da empresa e fora do arquivo pessoal. Aplique os prazos de retenção em uma data fixa a cada ano, em vez de caso a caso. E registre tudo isso no registro de processamento, que é o primeiro documento que uma autoridade supervisora solicitará.
Conselho
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