Todas as BV e NV holandesas devem apresentar suas demonstrações financeiras anuais ao registro comercial, e o prazo é mais rigoroso do que a maioria dos diretores imagina. As demonstrações financeiras devem ser apresentadas em até oito dias após a aprovação pela assembleia geral e, em qualquer caso, no máximo doze meses após o término do exercício financeiro. A apresentação é feita eletronicamente; a maioria das empresas não aceita mais apresentações em papel.
O atraso na entrega de documentos não é uma mera formalidade. É uma infração econômica e, em caso de falência, configura má gestão, o que cria a presunção de que essa má gestão foi uma causa importante da falência – transferindo o ônus da prova para os administradores em uma ação de responsabilidade pessoal. Essa presunção é a consequência mais onerosa do descumprimento de um prazo.
Arquivamento eletrônico em registros comerciais
Clientes internacionais que fazem negócios nos Países Baixos
Ajudar clientes internacionais que têm um negócio na Holanda faz parte da minha prática diária. Afinal, a Holanda é um ótimo país para se conduzir um negócio, mas aprender o idioma ou se acostumar com as práticas comerciais holandesas pode ser, às vezes, complicado para corporações estrangeiras. Portanto, uma mão amiga é frequentemente apreciada. O escopo da minha assistência varia de auxiliar em tarefas complexas a auxiliar na comunicação com as autoridades holandesas.
Recentemente, recebi uma pergunta de um cliente para explicar o que exatamente foi declarado em uma carta da Câmara de Comércio Holandesa. Esta carta simples, porém importante e informativa, dizia respeito a uma novidade no arquivamento de demonstrações financeiras, que em breve só será possível eletronicamente. A carta foi resultado do desejo do governo de acompanhar os tempos, utilizar as vantagens da troca eletrônica de dados e introduzir uma forma padronizada de lidar com este processo recorrente anual.
É por isso que as demonstrações financeiras têm de ser depositadas eletronicamente a partir do ano fiscal de 2016 ou 2017, conforme incorporado no Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Lei sobre o arquivamento eletrônico em registros comerciais), que foi introduzido junto com o Besluit elektronische deponering handelsregisters (Resolução sobre o arquivamento eletrônico em registros comerciais); este último fornecendo regras adicionais e detalhadas. Um bocado, mas o que exatamente esta Lei e Resolução implicam?
Antes e agora
Anteriormente, as demonstrações financeiras podiam ser depositadas na Câmara de Comércio tanto eletronicamente quanto em papel. O Código Civil Holandês ainda conhece amplamente disposições baseadas no depósito em papel. Atualmente, esse método pode ser visto como ultrapassado e fiquei realmente um pouco surpreso que esse desenvolvimento não tenha surgido antes. Não é difícil imaginar que o arquivamento de demonstrações financeiras em papel tenha muitas desvantagens em comparação ao arquivamento eletrônico desses documentos quando olhamos de uma perspectiva de custo e tempo. T
pense nos custos do papel e nos custos e tempo necessários para colocar as declarações anuais no papel e enviá-las – também no papel – à Câmara de Comércio, que então tem que processar esses documentos escritos, sem nem mencionar o tempo e os custos que surgem ao deixar um contador redigir ou verificar essas demonstrações financeiras (não padronizadas).
Portanto, o governo propôs a utilização do “SBR” (abreviação de: Standard Business Report), que é um método eletrônico padronizado para a criação e o envio de informações e documentos financeiros, baseado em um catálogo de dados (a Taxonomia Holandesa). Este catálogo contém definições de dados que podem ser utilizadas para a elaboração das demonstrações financeiras.
Outra vantagem do método SBR é que não apenas a troca de dados entre a corporação e a Câmara de Comércio será simplificada, mas, como resultado da padronização, a troca de dados com terceiros também se tornará mais fácil. Pequenas corporações já podem enviar as declarações anuais eletronicamente por meio do uso do método SBR desde 2007. Para empresas de médio e grande porte, essa possibilidade foi introduzida em 2015.
Então, quando e para quem?
O governo deixou claro que a resposta a essa pergunta é um caso típico de "o tamanho importa". As pequenas empresas serão obrigadas a apresentar as demonstrações financeiras eletronicamente por meio do SBR a partir do ano fiscal de 2016. Como alternativa, as pequenas empresas que (elaboram e) apresentam as demonstrações financeiras por conta própria podem fazê-lo por meio de um serviço online gratuito – o serviço "zelf deponeren jaarrekening" –, que está em operação desde 2014.
A vantagem deste serviço é que não será necessário adquirir um software “compatível com SBR”. As empresas de médio porte precisarão submeter as demonstrações financeiras através do SBR a partir do exercício financeiro de 2017. Um serviço online alternativo temporário (“opstellen jaarrekening”) também será introduzido para essas empresas. Através deste serviço, as empresas de médio porte poderão elaborar as demonstrações financeiras em formato XBRL. Posteriormente, essas demonstrações poderão ser submetidas através de um portal online (“Digipoort”). Isso significa que a empresa não precisará necessariamente adquirir um software “compatível com SBR” imediatamente.
Este serviço será temporário e entrará em vigor após cinco anos, contados a partir de 2017. Ainda não há obrigação para grandes empresas e estruturas de grupos de médio porte de arquivar as demonstrações financeiras por meio do SBR. Isso ocorre porque essas empresas precisam lidar com um conjunto muito complexo de requisitos. A expectativa é que essas empresas tenham a oportunidade de escolher entre arquivar por meio do SBR ou arquivar por meio de um formato europeu específico a partir de 2019.
Sem regras sem exceções
Uma regra não seria uma regra se não houvesse exceções a serem feitas. Duas, para ser preciso. As novas regras relativas ao arquivamento das demonstrações financeiras não são aplicáveis a entidades legais e empresas com sede registrada fora da Holanda, que, com base no Handelsregisterbesluit 2008 (Resolução do Registro Comercial de 2008), têm a obrigação de arquivar os documentos financeiros na Câmara de Comércio, na medida em que e na forma em que esses documentos devem ser divulgados no país da sede registrada.
A segunda exceção é feita para emissores conforme definido no artigo 1:1 do Wft (Financial Supervision Act) e subsidiárias de um emissor, caso estes sejam os próprios emissores. Um emissor é qualquer pessoa que deseja emitir títulos ou pretende emitir títulos.
Outros pontos de atenção
No entanto, isso não é tudo. As próprias pessoas jurídicas precisam atentar para alguns aspectos adicionais importantes. Um deles é que a pessoa jurídica continua responsável por apresentar demonstrações financeiras em conformidade com a lei . Entre outras coisas, isso significa que as demonstrações financeiras devem fornecer informações suficientes para permitir uma avaliação adequada da situação financeira da pessoa jurídica.
Portanto, aconselho todas as empresas a verificarem cuidadosamente os dados nas demonstrações financeiras antes de as apresentarem. Por fim, note-se que a recusa em apresentar as demonstrações da forma prescrita constitui uma infração nos termos da Lei de Delitos Econômicos (Wet op de Economische Delicten). Felizmente, foi confirmado que as demonstrações financeiras elaboradas pelo método SBR podem ser utilizadas pela assembleia de acionistas para a sua aprovação. Estas demonstrações também podem ser sujeitas a auditoria por um contabilista, em conformidade com o artigo 2:393 do Código Civil neerlandês.
Que alterações ocorrem no sistema de arquivamento eletrônico?
Com a introdução da Lei sobre o arquivamento eletrônico nos registros comerciais e a Resolução associada, o governo demonstrou um bom progresso. Como resultado, será obrigatório para pequenas e médias empresas depositar as demonstrações financeiras eletronicamente a partir dos anos de 2016 e 2017, respectivamente, a menos que a empresa se enquadre no escopo de uma das exceções. As vantagens são numerosas. Ainda assim, aconselho todas as empresas a manterem o juízo, já que a responsabilidade final ainda recai sobre as próprias empresas obrigadas a arquivar e, como diretor da empresa, você certamente não deseja ficar lidando com as conseqüências.
Contato
Caso você tenha mais alguma dúvida ou comentário após ler este artigo, sinta-se à vontade para entrar em contato com o Sr. Ruby van Kersbergen, advogado da Law & More via ruby.van.kersbergen@lawandmore.nl ou sr. Tom Meevis, advogado em Law & More via tom.meevis@lawandmore.nl ou ligue para +31 (0) 40-3690680.
