Termos e condições gerais para compras B2B

Como empreendedor, você faz acordos regularmente. Também com outras empresas. Termos e condições gerais geralmente fazem parte do acordo. Os termos e condições gerais regulam assuntos (legais) que são importantes em todo acordo, como termos de pagamento e responsabilidades. Se, como empreendedor, você compra bens e/ou serviços, você também pode ter um conjunto de condições gerais de compra. Se você não tiver essas, você pode considerar elaborá-las.

Um advogado de Escritórios de & More terá prazer em ajudar você com isso. Este blog discutirá os aspectos mais importantes dos termos e condições gerais de compra e destacará algumas condições para setores específicos. Em nosso blog 'Termos e condições gerais: o que você deve saber sobre eles' você pode ler mais informações genéricas sobre termos e condições gerais e informações que são do interesse dos consumidores ou empresas que se concentram nos consumidores.

Quais são os termos e condições gerais?

Os termos e condições gerais geralmente contêm estipulações padrão que podem ser usadas novamente para cada contrato. No próprio contrato, as partes concordam sobre o que exatamente esperam uma da outra: os acordos principais. Cada contrato é diferente. As condições gerais estabelecem as pré-condições. Os termos e condições gerais devem ser usados ​​repetidamente. Você os usa se regularmente entra no mesmo tipo de acordo ou pode fazê-lo. Os termos e condições gerais tornam muito mais fácil entrar em novos contratos, porque uma série de assuntos (padrão) não precisa ser estabelecida a cada vez.

Condições de compra são as condições que se aplicam à compra de bens e serviços. Este é um conceito muito amplo. Condições de compra podem, portanto, ser encontradas em todos os tipos de setores, como a indústria da construção, o setor de assistência médica e outros setores de serviços. Se você atua no mercado varejista, a compra será a ordem do dia. Dependendo do tipo de negócio realizado, termos e condições gerais apropriados precisam ser elaborados.

Ao usar termos e condições gerais, dois aspectos são de grande importância: 1) quando os termos e condições gerais podem ser invocados, e 2) o que pode e não pode ser regulado em termos e condições gerais?

Invocando seus próprios termos e condições gerais

Em caso de conflito com o fornecedor, você pode desejar confiar em suas condições gerais de compra. Se você pode realmente confiar nelas depende de uma série de aspectos. Primeiro, os termos e condições gerais devem ser declarados aplicáveis. Como você pode declará-los aplicáveis? Ao declarar na solicitação de cotação, pedido ou ordem de compra ou no contrato que você declara suas condições gerais de compra aplicáveis ​​ao contrato.

Por exemplo, você pode incluir a seguinte frase: 'As condições gerais de compra da [nome da empresa] se aplicam a todos os nossos acordos'. Se você lida com diferentes tipos de compras, por exemplo, tanto a compra de bens quanto a contratação de trabalho, e trabalha com diferentes condições gerais, você também deve indicar claramente qual conjunto de condições você declara ser aplicável.

Em segundo lugar, suas condições gerais de compra devem ser aceitas por sua parte comercial. O ideal é que o faça por escrito, mas não é necessário para que as condições sejam aplicáveis. As condições também podem ser aceitas tacitamente, por exemplo, porque o fornecedor não protestou contra a declaração de aplicabilidade de suas condições gerais de compra e posteriormente celebra o contrato com você.

Finalmente, o usuário das condições gerais de compra, ou seja, você como comprador, tem o dever de informação (Seção 6: 233 sob b do Código Civil holandês). Esta obrigação é cumprida se as condições gerais de compra tiverem sido entregues ao fornecedor antes ou no momento da celebração do contrato. Se entregar as condições gerais de compra antes ou no momento da conclusão do contrato é não razoavelmente possível, a obrigação de fornecer informações pode ser cumprida de outra maneira.

Nesse caso, será suficiente declarar que as condições estão disponíveis para inspeção no escritório do usuário ou em uma Câmara de Comércio indicada por ele ou que foram arquivadas em um cartório, e que serão enviadas mediante solicitação. Essa declaração deve ser feita antes da conclusão do contrato. O fato de que a entrega não é razoavelmente possível só pode ser assumido em casos excepcionais.

A entrega também pode ocorrer eletronicamente. Neste caso, aplicam-se os mesmos requisitos que para a transferência física. Nesse caso, as condições de compra devem ser disponibilizadas antes ou no momento da celebração do contrato, de forma a que o fornecedor as possa armazenar e estejam acessíveis para consulta futura. Se isso é não razoavelmente possível, o fornecedor deve ser informado antes da conclusão do contrato onde as condições podem ser consultadas eletronicamente e que serão enviadas eletronicamente ou de outra forma mediante solicitação. Observe: se o contrato não for celebrado eletronicamente, é necessária a autorização do fornecedor para que as condições gerais de compra sejam disponibilizadas eletronicamente!

Se a obrigação de fornecer informações não for cumprida, você não poderá invocar uma cláusula nos termos e condições gerais. A cláusula é então anulável. Uma grande contraparte não pode invocar a nulidade por violação da obrigação de fornecer informações. A outra parte pode, no entanto, confiar na razoabilidade e justiça. Isso significa que a outra parte pode argumentar que e por que uma disposição em suas condições gerais de compra é inaceitável em vista da norma acima mencionada.

Batalha de formas

Se você declarar suas condições gerais de compra aplicáveis, pode acontecer que o fornecedor rejeite a aplicabilidade de suas condições e declare suas próprias condições gerais de entrega aplicáveis. Essa situação é chamada de "batalha de formulários" no jargão jurídico. Na Holanda, a regra principal é que as condições mencionadas sejam aplicadas primeiro. Portanto, você deve garantir que declare suas condições gerais de compra aplicáveis ​​e as entregue o mais cedo possível.

As condições podem ser declaradas aplicáveis ​​já no momento da solicitação de uma oferta. Se o fornecedor não rejeitar explicitamente suas condições durante a oferta, suas condições gerais de compra se aplicam. Se o fornecedor incluir seus próprios termos e condições na cotação (oferta) e rejeitar explicitamente os seus e você aceitar a oferta, você deve consultar novamente suas condições de compra e rejeitar explicitamente as do fornecedor.

Se você não os rejeitar explicitamente, um acordo ainda será estabelecido ao qual os termos e condições gerais de venda do fornecedor se aplicam! Portanto, é importante que você indique ao fornecedor que deseja concordar somente se suas condições gerais de compra se aplicarem. Para reduzir a chance de discussões, é melhor incluir o fato de que as condições gerais de compra se aplicam no próprio acordo.

Acordo internacional

O acima pode não se aplicar se houver um contrato internacional de vendas. Nesse caso, o tribunal pode ter de examinar a Convenção de Vendas de Viena. Nessa convenção, aplica-se a 'regra de eliminação'. A regra principal é que o contrato seja celebrado e as disposições dos termos e condições acordadas façam parte do contrato. Disposições de ambas as condições gerais conflitantes não se tornam parte do contrato. As partes, portanto, devem tomar providências sobre as disposições conflitantes.

Liberdade de contrato e restrições

O direito contratual é regido pelo princípio da liberdade contratual. Isso significa que você não é apenas livre para decidir com qual fornecedor você celebra um contrato, mas também o que exatamente você concorda com essa parte. No entanto, nem tudo pode ser estabelecido nas condições sem limitação. A lei também estipula que e quando as condições gerais podem ser "inválidas". Dessa forma, os consumidores recebem proteção extra. Às vezes, os empreendedores também podem invocar as regras de proteção.

Isso é chamado de ação reflexa. Essas são geralmente pequenas contrapartes. Essas são, por exemplo, pessoas físicas agindo no exercício de uma profissão ou negócio, como um padeiro local. Depende das circunstâncias específicas se tal parte pode confiar nas regras de proteção. Como parte compradora, você não precisa levar isso em consideração em suas condições gerais, porque a outra parte é sempre uma parte que não pode apelar às regras de proteção ao consumidor.

A outra parte é frequentemente uma parte que vende/entrega ou fornece serviços regularmente. Se você fizer negócios com uma "parte mais fraca", acordos separados podem ser feitos. Se você escolher usar suas condições de compra padrão, corre o risco de não poder confiar em uma determinada cláusula nas condições gerais porque, por exemplo, ela é anulada por sua contraparte.

A lei também tem restrições à liberdade contratual que se aplicam a todos. Por exemplo, acordos entre as partes não podem ser contrários à lei ou à ordem pública, caso contrário, são nulos. Isso se aplica tanto a acordos no próprio contrato quanto a disposições em termos e condições gerais. Além disso, os termos podem ser anulados se forem inaceitáveis ​​de acordo com os padrões de razoabilidade e justiça.

Por causa da liberdade contratual acima mencionada e da regra de que os acordos feitos devem ser executados, o padrão acima mencionado deve ser aplicado com moderação. Se a aplicação do termo em questão for inaceitável, ele pode ser anulado. Todas as circunstâncias do caso específico desempenham um papel na avaliação.

Que tópicos são abordados nos termos e condições gerais?

Nos termos e condições gerais, você pode antecipar qualquer situação em que se encontre. Se uma cláusula não for aplicável em um caso específico, as partes podem concordar que esta cláusula - e quaisquer outras cláusulas - sejam excluídas. Também é possível fazer arranjos diferentes ou mais específicos no próprio contrato do que nos termos e condições gerais. Abaixo estão alguns tópicos que podem ser regulamentados em suas condições de compra.

Definições

Em primeiro lugar, é útil incluir uma lista de definições nas condições gerais de compra. Esta lista explica termos importantes que se repetem nas condições.

Responsabilidade

A responsabilidade é um assunto que precisa ser devidamente regulamentado. Em princípio, você deseja que o mesmo esquema de responsabilidade se aplique a todos os contratos. Você deseja excluir sua própria responsabilidade tanto quanto possível. Este é, portanto, um assunto a ser regulado previamente nas condições gerais de compra.

Direitos de propriedade intelectual

Uma disposição sobre propriedade intelectual também deve ser incluída em alguns termos e condições gerais. Se você costuma contratar arquitetos para projetar desenhos de construção e / ou empreiteiros para entregar certas obras, você vai querer que os resultados finais sejam de sua propriedade. Em princípio, um arquiteto, como criador, detém os direitos autorais dos desenhos. Nas condições gerais, por exemplo, pode ser estipulado que o arquiteto transfira a propriedade ou dê permissão para que sejam feitas alterações.

Confidencialidade

Ao negociar com a outra parte ou ao fazer uma compra real, informações confidenciais (comerciais) são frequentemente compartilhadas. Por isso, é importante incluir uma disposição nos termos e condições gerais que garanta que a sua contraparte não pode usar informações confidenciais (simplesmente assim).

Garantias

Se você comprar produtos ou contratar uma parte para fornecer serviços, naturalmente deseja que a outra parte garanta certas qualificações ou resultados.

Lei aplicável e juiz competente

Se a sua parte contratante estiver localizada na Holanda e a entrega dos bens e serviços também ocorrer na Holanda, uma disposição sobre a lei aplicável ao contrato pode parecer menos importante. No entanto, para prevenir situações imprevistas, é aconselhável incluir sempre nos seus termos e condições gerais a lei que declara aplicável. Além disso, você pode indicar nos termos e condições gerais a que tribunal qualquer disputa deve ser submetida.

Contratação de obra

A lista acima não é exaustiva. É claro que há muitos outros assuntos que podem ser regulamentados em termos e condições gerais. Isso também depende do tipo de empresa e do setor em que atua. A título de ilustração, daremos alguns exemplos de assuntos que são interessantes para as condições gerais de compra em caso de contratação de trabalho.

Responsabilidade da corrente

Se você, como principal ou contratado, contratar um (sub) contratado para realizar um trabalho relevante, estará sujeito à regulamentação da responsabilidade da cadeia. Isso significa que você é responsável pelo pagamento de impostos sobre a folha de pagamento de seu (sub) contratante. Os impostos sobre os salários e as contribuições para a previdência social são definidos como impostos sobre os salários e as contribuições para a previdência social. Se o seu contratado ou subcontratado não cumprir com as obrigações de pagamento, a Administração Tributária e Aduaneira pode responsabilizá-lo. Para evitar a responsabilidade tanto quanto possível e reduzir o risco, você deve fazer certos acordos com o seu (sub) contratante. Estas podem ser estabelecidas nos termos e condições gerais.

Obrigação de advertência

Por exemplo, como diretor, você pode concordar com seu contratante que, antes de começar a trabalhar, ele investigará a situação no local e relatará se houver algum erro na atribuição. Isso é acordado para evitar que o empreiteiro execute o trabalho às cegas e o obriga a pensar junto com você. Desta forma, qualquer dano pode ser evitado.

Segurança (Safety)

Por razões de segurança, você deseja impor requisitos às qualidades do contratante e de sua equipe. Por exemplo, você pode exigir a certificação VCA. Este é um assunto eminentemente a ser tratado nos termos e condições gerais.

UAV 2012

Como empresário, você pode querer declarar os Termos e Condições Administrativas Uniformes para a execução de Obras e Obras de Instalação Técnica 2012 aplicáveis ​​ao relacionamento com a outra parte. Nesse caso também é importante declará-los aplicáveis ​​nas condições gerais de compra. Além disso, quaisquer desvios do UAV 2012 também devem ser explicitamente indicados.

As Law & More advogados auxiliam compradores e fornecedores. Você quer saber exatamente quais são os termos e condições gerais? Advogados de Law & More pode aconselhá-lo sobre isso. Eles também podem elaborar termos e condições gerais para você ou avaliar os existentes.