O RGPD não estabelece uma tabela de períodos de retenção. A regra é que os dados pessoais não podem ser conservados de forma a permitir a sua identificação por mais tempo do que o necessário para os fins para os quais foram tratados, o que significa que o empregador tem de decidir, por categoria, por quanto tempo necessita efetivamente dos dados e ser capaz de justificar essa decisão.
Na prática, os empregadores holandeses trabalham com dois parâmetros: um período geral de cerca de dois anos após o término do contrato de trabalho para a maioria dos dados pessoais e sete anos para qualquer documento exigido pela Receita Federal, pois esse é o prazo legal de retenção de registros fiscais. Nosso artigo sobre o que pode ser mantido em um arquivo pessoal trata do conteúdo; este trata do período de retenção.
A categoria de dois anos
A maior parte do processo se encontra aqui: o contrato de trabalho e suas alterações, correspondências sobre desempenho, avaliações de desempenho, registros de treinamento, advertências, registros de datas de ausência e o registro administrativo geral do emprego. O período geralmente considerado é de dois anos após o término do contrato de trabalho, e coincide com os prazos normalmente utilizados para ajuizar ações trabalhistas.
Quando uma disputa está em curso ou é previsível, os dados relevantes para ela podem ser mantidos até que seja resolvida. Essa é uma necessidade legítima, mas justifica a retenção apenas do material relevante, e não do arquivo inteiro indefinidamente.
A categoria de sete anos
Os documentos relativos à folha de pagamento, ao comprovante de rendimentos e à cópia do documento de identidade verificado no início do contrato de trabalho são guardados por sete anos após o término do contrato, por exigência da legislação tributária. Neste caso, o empregador não tem margem de discricionariedade: a obrigação fiscal define o prazo e prevalece sobre o princípio geral da minimização para esses documentos específicos.
Os candidatos
Os dados dos candidatos não selecionados são normalmente destruídos em até quatro semanas após o término do processo. Com o consentimento do candidato, podem ser mantidos por até um ano, que é o período de vigência de um banco de talentos – e consentimento significa uma escolha real, registrada, e não apenas uma linha em uma declaração de privacidade.
Dados médicos e sobre doenças
Os dados relativos à saúde do funcionário são mantidos pelo médico da empresa, não pelo empregador, e estão sujeitos ao sigilo médico, com suas próprias regras de retenção. O que o empregador retém limita-se às datas de ausência e às informações necessárias para a reintegração e o pagamento de salários, seguindo os prazos normais de retenção de dados pessoais.
Colocando em prática
Três coisas transformam isso de teoria em conformidade. Um cronograma de retenção que define o período por categoria, registrado no livro de processamento. Um momento anual fixo em que o cronograma é efetivamente aplicado, porque as políticas de retenção falham por inação, e não por discordância. E a exclusão que é real: remover um arquivo do sistema de pessoal enquanto cópias permanecem em caixas de correio, unidades compartilhadas e backups não é exclusão, e é a primeira coisa que uma solicitação de acesso revela.
Perguntas frequentes
Um funcionário pode exigir que seus dados sejam apagados?
Por vezes. O direito ao apagamento aplica-se quando os dados deixam de ser necessários ou foram tratados ilicitamente, mas não se sobrepõe a uma obrigação legal de conservação, como a fiscal.
Podemos manter o arquivo por mais tempo em caso de uma futura reclamação?
Quando uma reclamação for realisticamente previsível, sim, para o material relevante a ela. Uma possibilidade geral de alguma disputa futura não justifica guardar tudo.
E quanto às cartas de referência e aos documentos de saída?
Eles se enquadram na categoria de pessoal geral. Manter o acordo de conciliação para o período fiscal é defensável quando há consequências para a folha de pagamento.
Conselho
Elaboramos planos de retenção de dados, revisamos a administração de pessoal em conformidade com o RGPD e prestamos consultoria sobre como proceder em caso de solicitação de exclusão ou acesso a dados. Entre em contato conosco. Law & More.
