Conflitos remotos: como lidar com disputas no ambiente de trabalho em um contexto híbrido.

Conflitos relacionados ao trabalho remoto são conflitos entre empregador e empregado, ou entre colegas, que surgem do trabalho à distância: divergências sobre o local de trabalho, a disponibilidade fora do horário de expediente, o monitoramento e o comportamento em canais digitais. A legislação holandesa não os trata como uma categoria separada. Aplicam-se as mesmas regras que em qualquer outro conflito trabalhista, mas duas questões decidem a maioria desses casos: se o empregador era obrigado a permitir o trabalho remoto e se cumpriu seu dever de cuidado para com um empregado que não pode ver. Este artigo aborda ambos os pontos, juntamente com as medidas práticas para evitar que um conflito chegue aos tribunais.

Não existe o direito de trabalhar em casa nos Países Baixos.

Este é o ponto mais mal compreendido em toda a área e o que gera mais controvérsias. Um funcionário na Holanda não tem o direito legal de trabalhar em casa. A Lei do Trabalho Remoto (Wet werken waar je wilt), que daria aos pedidos sobre o local de trabalho o mesmo peso que os pedidos sobre o horário de trabalho, foi rejeitada pelo Senado em 26 de setembro de 2023. Ela não voltará a ser proposta nessa forma, e nada a substituiu.

O que resta é a Lei do Trabalho Flexível (Wet flexibel werken, Wfw), e a distinção que ela estabelece é o cerne da questão. Um funcionário que tenha trabalhado para o empregador por pelo menos vinte e seis semanas pode solicitar a alteração do número de horas trabalhadas, dos horários de trabalho ou do local de trabalho. O pedido deve ser feito por escrito e com pelo menos dois meses de antecedência da mudança pretendida. Mas os três assuntos não são tratados da mesma forma:

• Horário e período de trabalho. O empregador deve atender ao pedido, a menos que possa demonstrar um interesse comercial ou de serviço legítimo (zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang). Esse é um critério rigoroso e deve ser fundamentado, não apenas alegado.
• Local de trabalho. O empregador só precisa analisar o pedido e discuti-lo com o funcionário. Se decidir recusá-lo, deve comunicar a decisão, mas não precisa ter um interesse comercial sério para fazê-lo.

Existe uma armadilha processual que frequentemente apanha os empregadores. Se o empregador não tiver comunicado a sua decisão por escrito um mês antes da data de início prevista, a alteração entra em vigor conforme solicitado pelo empregado. O silêncio não constitui uma recusa. A lei aplica-se também apenas a empregadores com dez ou mais empregados; os empregadores mais pequenos devem elaborar o seu próprio acordo, que na prática se resume ao que consta do contrato de trabalho, do manual do empregado ou da convenção coletiva de trabalho.

A consequência prática é desconfortável, mas clara. Em princípio, um empregador pode convocar seus funcionários de volta ao escritório, e a recusa em comparecer equivale à recusa em realizar o trabalho acordado. A possibilidade de fazê-lo em um caso específico depende da boa conduta do empregador, conforme o artigo 7:611 do Código Civil: o que foi prometido na entrevista, o que foi tolerado ao longo dos anos, se o funcionário tem uma justificativa médica ou relacionada a cuidados, e o prazo de aviso prévio, tudo isso influencia a decisão. Nosso artigo sobre os limites da boa conduta do empregador explica como esse padrão funciona na prática.

O dever de cuidado não termina na porta do escritório.

O segundo fundamento jurídico é o dever de cuidado do empregador, o zorgplicht. Este dever tem duas fontes que atuam em conjunto. O artigo 7:658 do Código Civil responsabiliza o empregador pelos danos sofridos pelo empregado no desempenho do trabalho, a menos que demonstre ter cumprido suas obrigações, e o artigo 7:611 exige que ele se comporte como um bom empregador. Paralelamente a estes, encontra-se a Lei das Condições de Trabalho (Arbeidsomstandighedenwet).

Duas disposições dessa lei são de extrema importância para equipes distribuídas. O Artigo 5 exige uma avaliação e avaliação de riscos por escrito (risico-inventarisatie en -evaluatie), e uma força de trabalho que atua parcialmente em casa deve ser contemplada por ela: trabalho com tela, ergonomia, jornada de trabalho e carga de trabalho em casa são aspectos a serem considerados. O Artigo 3, parágrafo 2, obriga o empregador a implementar uma política voltada à prevenção e limitação da carga de trabalho psicossocial, um termo que abrange sobrecarga de trabalho e estresse relacionado ao trabalho, bem como assédio moral, agressão, discriminação e assédio sexual. O assédio digital em um chat de equipe é considerado carga de trabalho psicossocial, assim como a expectativa de disponibilidade permanente.

Esse último ponto merece destaque, pois é onde as disputas sobre trabalho remoto geralmente começam. Não existe uma lei holandesa específica que garanta aos funcionários o direito de se desconectar, mas a obrigação de limitar a carga psicossocial já exige que o empregador considere a disponibilidade fora do horário de trabalho; nosso artigo sobre o direito de se desconectar examina até que ponto isso se aplica. Quando a pressão se transforma em doença, as obrigações do empregador voltam a se concentrar na reintegração e na continuidade do pagamento de salários, e as questões abordadas em nosso guia sobre doença, burnout e pressão no trabalho sob a lei holandesa tornam-se as principais.

Duas ressalvas são importantes. O dever de cuidado não é ilimitado: um empregador não pode inspecionar uma residência particular à vontade, e os tribunais não consideram todo acidente à mesa da cozinha como um acidente de trabalho. Além disso, esse dever coexiste com as obrigações do próprio funcionário, incluindo o dever de trabalhar com segurança e de relatar problemas. Mas um empregador que nunca perguntou como seus funcionários remotos realmente trabalham, e nunca registrou a resposta, estará em uma posição desfavorável quando tiver que se explicar.

Equipamentos, custos e o local de trabalho em casa

Uma fonte recorrente e evitável de atrito é quem paga pelo espaço de trabalho em casa. A Lei das Condições de Trabalho resolve parte dessa questão: os custos para cumprir as obrigações do empregador sob essa lei não podem ser cobrados do empregado. Uma cadeira adequada, um monitor na altura correta e uma instalação elétrica segura são de responsabilidade do empregador quando o empregado trabalha em casa, e não um benefício que o empregado precisa negociar. Além desse mínimo, a contribuição do empregador para internet, energia e equipamentos é uma questão contratual ou de convenção coletiva de trabalho. Existe um subsídio isento de impostos para trabalho em casa, mas o valor máximo é definido anualmente pelo legislador, portanto, inclua o mecanismo na política da empresa em vez de um valor que ficará desatualizado em um ano, e certifique-se de que o tratamento de qualquer subsídio seja confirmado com um consultor tributário.

Registre o que foi fornecido e quando. Quando um funcionário alega posteriormente uma queixa de saúde causada por um ambiente de trabalho doméstico inadequado, a defesa do empregador, com base no artigo 7:658 do Código Civil, consiste em demonstrar o que foi fornecido, o que foi instruído e o que foi verificado. Uma lista de inventário e uma breve declaração anual do funcionário não custam praticamente nada e respondem a quase toda a questão.

De onde realmente vem o atrito?

Em equipes remotas, as disputas raramente começam com uma grande discordância. Elas começam com o tom de voz. Uma mensagem sem contexto soa ríspida, uma resposta tardia é interpretada como indiferença, e nenhuma das partes consegue verificar essa impressão pessoalmente. Os mesmos problemas subjacentes que sempre causaram conflitos no trabalho continuam a causá-los, mas se manifestam de forma diferente e mais tarde, o que os torna dispendiosos.

Quatro padrões explicam a maioria desses problemas. O primeiro é a falha na comunicação: os canais escritos eliminam os sinais que suavizam a mensagem. O segundo é a percepção de desigualdade, frequentemente chamada de viés de proximidade, em que se acredita que os funcionários fisicamente presentes recebem os melhores projetos e as promoções. O terceiro é a erosão dos limites, em que a disponibilidade se estende silenciosamente até a noite, a ponto de se tornar uma expectativa. O quarto é a invisibilidade da carga de trabalho, em que um funcionário sobrecarregado não é visto como tal até que o atestado médico chegue.

O viés de proximidade merece atenção tanto do ponto de vista jurídico quanto gerencial. Se o padrão de quem é promovido ou quem recebe os melhores projetos estiver correlacionado com um fator protegido, por exemplo, porque os funcionários que trabalham em casa são desproporcionalmente aqueles com responsabilidades de cuidado ou com alguma deficiência, a queixa deixa de ser cultural e passa a ser uma denúncia de discriminação com base na legislação de igualdade de tratamento. Empregadores que presumem que isso é apenas uma questão de engajamento subestimam o problema. Os diversos tipos de conflito no ambiente de trabalho têm seus próprios caminhos de escalonamento, e este é curto.

Como o mesmo motorista se apresenta no escritório e à distância.

A última linha de raciocínio é uma faca de dois gumes e é justamente a que os empregadores menos utilizam. Quase tudo o que acontece em uma equipe remota deixa um registro. Isso ajuda enormemente em uma investigação e também significa que um gerente que escreve algo descuidado em um canal de bate-papo cria evidências que serão lidas em voz alta em uma audiência.

Prevenção de conflitos: política, não boa vontade

A maior parte do que previne conflitos no trabalho remoto é algo pouco glamoroso e está documentado. Um acordo de trabalho remoto deve especificar quais canais são usados ​​para cada finalidade, quais são os horários principais, quando se espera uma resposta e quando não se espera, como o desempenho é avaliado, quais equipamentos e despesas o empregador fornece e qual é a política em relação ao trabalho no exterior. Deve também definir quem decide, e com base em que critérios, quando o empregador deseja que os funcionários retornem ao escritório.

Quando o acordo se trata de um plano geral em vez de um acordo individual, o conselho de trabalhadores geralmente precisa ser envolvido. De acordo com o artigo 27 da Lei dos Conselhos de Trabalhadores (Wet op de ondernemingsraden), o conselho tem o direito de aprovar, entre outras coisas, os horários de trabalho, as regras sobre ausências e, principalmente neste caso, qualquer ferramenta destinada a observar ou monitorar a frequência, a conduta ou o desempenho dos funcionários. Uma ferramenta de monitoramento introduzida sem essa aprovação pode ser contestada, e o fato de ter sido introduzida sem aprovação tende a ser o primeiro argumento do funcionário em uma disputa posterior.

A integração é outro ponto em que a prevenção é barata. Um novo colaborador que nunca conheceu a equipe não tem um canal informal para perguntar se uma mensagem lacônica significava algo, e nenhuma base para dar aos colegas o benefício da dúvida. Atribuir um novo funcionário a um colega que não seja o gerente, agendar contatos que não sejam sobre tarefas e definir expectativas claras para os primeiros meses reduzem o número de mal-entendidos que posteriormente se transformam em reclamações. Há também uma dimensão legal: o período de experiência previsto no artigo 7:652 do Código Civil é curto e estritamente limitado, e não pode ser usado para adiar uma decisão para a qual o empregador simplesmente não tinha as informações necessárias. Um processo de integração remoto que não permite ao gerente conhecer o novo funcionário tende a resultar em uma decisão de demissão tomada tardiamente e mal fundamentada.

A outra metade da prevenção consiste em garantir que a política seja aplicada de forma consistente. Uma regra que é aplicada a uma equipe e ignorada em outra é pior do que nenhuma regra, pois transforma uma decisão operacional em uma discussão sobre tratamento desigual. Revise o acordo periodicamente, registre os motivos das exceções e certifique-se de que os gerentes saibam que também estão sujeitos a ele.

Identificar e resolver uma disputa logo no início.

Os gestores são o sistema de alerta precoce e, numa equipa distribuída, têm de interpretar diferentes sinais. Um colaborador que se cala num canal partilhado e passa a utilizar apenas mensagens diretas, uma mudança repentina para respostas curtas e objetivas, dois colegas que deixam de se marcar mutuamente, um afastamento gradual das videochamadas: nada disto prova nada por si só, mas um padrão justifica uma conversa.

A própria conversa é onde a maior parte do dano é contido ou causado. Três coisas fazem com que funcione. Faça perguntas abertas sobre obstáculos em vez de perguntas fechadas sobre prazos, porque a diferença entre um funcionário sobrecarregado e um funcionário que evita um colega não é visível no resultado. Separe a conversa sobre desempenho da conversa interpessoal; juntá-las transforma um atrito solucionável em um processo formal de avaliação de desempenho ao qual o funcionário resistirá. E encerre cada conversa com um breve resumo escrito do que foi discutido e acordado, enviado a todos os envolvidos.

Esse último hábito é a proteção legal mais barata disponível para um empregador. Se o assunto terminar em um julgamento, o processo consistirá no que foi registrado na época. Um resumo contemporâneo e neutro, escrito quando ninguém ainda pensava em litígio, tem muito mais peso do que uma reconstrução feita posteriormente.

Quando as partes já ultrapassaram o ponto de não conseguirem dialogar diretamente, a mediação costuma ser o próximo passo proporcional e funciona bem por videoconferência, desde que o formato seja gerenciado: salas de discussão para reuniões privadas, regras claras sobre interrupções e um mediador que verifique explicitamente o entendimento, já que a confirmação não verbal usual está ausente. Para disputas baseadas em fatos e com pouca carga emocional, a mediação por meio de mediadores itinerantes, em que o mediador transita entre as partes por escrito, pode ser mais eficaz do que colocar todos em uma única chamada. Nosso guia sobre mediação em disputas trabalhistas explica como o processo é normalmente estruturado e o que um acordo de mediação vincula e o que não vincula.

Investigar uma queixa quando não há ninguém no prédio.

Uma vez apresentada uma queixa formal, o processo precisa ser passível de análise por um juiz. O ponto de partida é o mesmo de qualquer outro lugar: um escopo definido, um investigador que não esteja pessoalmente envolvido, ambas as partes ouvidas e um resultado por escrito. O que muda em um ambiente remoto são as provas e as entrevistas.

Garantindo a segurança do registro digital

Aja com rapidez e precisão. Informe por escrito às pessoas relevantes que não excluam o material relacionado à reclamação e certifique-se de que o administrador de sistemas saiba que os agendamentos de exclusão automática não devem ser executados nas caixas de correio e canais relevantes. Em seguida, defina o que será efetivamente revisado: contas específicas, um período definido e um assunto específico.

A análise do tráfego de e-mails e chats de um funcionário configura processamento de dados pessoais, e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) se aplica integralmente. O empregador precisa de uma base legal, na prática um interesse legítimo que tenha sido ponderado em relação à privacidade do funcionário e registrado; o consentimento do funcionário raramente é válido, pois a relação não é de igualdade. A análise deve ser limitada ao que a reclamação exige, os funcionários devem ter sido informados previamente sobre a possibilidade de monitoramento e seus termos, e uma análise sistemática ou em larga escala pode exigir uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados. Nosso guia sobre proteção de dados de e-mail sob o RGPD explica como manter essa análise dentro da legalidade, e os mesmos princípios se aplicam ao monitoramento no local de trabalho em geral, como demonstra nosso artigo sobre vigilância por câmeras no ambiente de trabalho.

Errar nisso não é uma mera formalidade. Os tribunais holandeses recusaram-se a aceitar provas obtidas através de monitorização desproporcionada e penalizaram os empregadores que se basearam nelas, o que significa que um empregador pode vencer a discussão factual e ainda assim perder o processo.

Entrevistas em vídeo

Entreviste cada pessoa individualmente e em uma sala privada, utilizando uma plataforma criptografada de nível empresarial, e explique logo no início o processo, que a confidencialidade é esperada, que a gravação não é permitida sem consentimento e que não haverá represálias pela participação. Envie ao entrevistado um resumo escrito da entrevista e dê a ele a oportunidade de corrigi-lo. Um resumo assinado ou confirmado vale muito mais do que uma lembrança não verificada.

Outros dois pontos são específicos da prática holandesa. Uma denúncia de conduta inadequada que afete o interesse público, como uma violação da lei, pode ser abrangida pela Lei de Proteção ao Denunciante (Wet bescherming klokkenmelders), que, desde 18 de fevereiro de 2023, exige que empregadores com cinquenta ou mais funcionários tenham um procedimento interno de denúncia e protege o denunciante contra represálias. E embora ainda não exista uma obrigação legal geral de nomear um consultor confidencial, o projeto de lei que torna isso obrigatório foi aprovado pela Câmara dos Representantes em 23 de maio de 2023 e ainda está em tramitação no Senado, portanto, os empregadores devem estar atentos à tendência. A obrigação de ter uma política de carga de trabalho psicossocial, conforme a Lei das Condições de Trabalho, já aponta na mesma direção.

O que acontece se a disputa não for resolvida?

A maioria das disputas relacionadas ao trabalho remoto termina em acordo. Aquelas que não chegam a um acordo seguem os trâmites normais da legislação trabalhista holandesa, e vale a pena saber para onde elas podem levar antes de aceitar uma vaga.

Se um funcionário se recusar a comparecer ao escritório e a instrução for razoável, o empregador poderá, em princípio, suspender o pagamento dos salários pelas horas não trabalhadas, mas somente após uma advertência clara por escrito e uma oportunidade para o funcionário cumprir a exigência; fazê-lo imediatamente ou como tática de negociação tende a ser visto contra o empregador. Por outro lado, um empregador que efetivamente tenha excluído um funcionário do trabalho não pode se valer da mesma regra.

Quando a relação laboral se rompe, o procedimento habitual é a dissolução do contrato de trabalho pelo tribunal distrital, com base na relação laboral grave e permanentemente perturbada, nos termos do artigo 7:669, parágrafo 3, alínea g, do Código Civil. O tribunal analisará as medidas tomadas por cada parte para tentar reparar a relação, sendo que o empregador que não ofereceu mediação fica em desvantagem. Se o contrato for dissolvido, o trabalhador tem, em princípio, direito à indemnização por tempo de serviço prevista no artigo 7:673 do Código Civil, que incide desde o primeiro dia de trabalho; o montante máximo é fixado por lei e reajustado anualmente, e, nos casos em que o empregador tenha agido com culpa grave, o tribunal pode arbitrar uma indemnização adicional justa.

Na prática, muitas dessas questões são resolvidas por meio de um acordo extrajudicial (vaststellingsovereenkomst). Dois pontos são inegociáveis: o acordo deve ser feito por escrito e o empregado tem um prazo legal de reflexão de quatorze dias após a assinatura, durante o qual o acordo pode ser revogado sem necessidade de justificativa. Caso o empregador não mencione esse direito no acordo, o prazo é de três semanas. A redação também deve proteger a situação do empregado em relação ao seguro-desemprego, o que diz respeito à forma como a rescisão é caracterizada, e não ao que as partes haviam combinado previamente.

Trabalhar a partir de outro país é um problema diferente.

Um funcionário que trabalha em casa em outro país cria problemas que nenhuma política de trabalho remoto consegue resolver, e é nessa área que os empregadores geralmente só descobrem o problema depois que ele já se tornou caro. Três perguntas distintas precisam ser respondidas, e elas podem gerar três respostas diferentes.

A primeira questão é qual legislação trabalhista se aplica. De acordo com o Regulamento Roma I, as partes podem escolher a lei aplicável, mas essa escolha não pode privar o trabalhador da proteção das normas imperativas do país onde o trabalho é habitualmente realizado. Um trabalhador que se muda discretamente para o estrangeiro e trabalha por um longo período pode adquirir a proteção da legislação trabalhista desse país, independentemente do que conste no contrato.

O segundo ponto é a segurança social. Dentro da UE, do EEE e da Suíça, um trabalhador está, em princípio, coberto pelo seguro no local onde trabalha, e trabalhar uma parte substancial do tempo a partir do país de residência costumava transferir toda a cobertura para esse país. Desde 1 de julho de 2023, um acordo-quadro baseado no artigo 16.º do Regulamento (CE) n.º 883/2004 permite que os trabalhadores remotos transfronteiriços permaneçam segurados no país do empregador enquanto trabalham remotamente a partir do seu país de residência por menos de metade do seu tempo de trabalho, desde que ambos os países tenham assinado o acordo e seja feita uma solicitação; nos Países Baixos, o certificado A1 é emitido pelo Sociale Verzekeringsbank. A solicitação não é automática e é da responsabilidade do empregador fazê-la.

O terceiro ponto é o tributário, que segue suas próprias regras. A tributação dos dias de trabalho remoto de um funcionário depende do tratado de dupla tributação aplicável, e a resposta geralmente difere da resposta da previdência social. Não existe um limite geral de dias de trabalho remoto tolerados em todos os casos. Essa é uma questão para um consultor tributário, e não para um advogado, e a sequência sensata é definir primeiro a situação da legislação trabalhista e da previdência social e, em seguida, confirmar a situação tributária antes do início do contrato. O trabalho remoto também levanta questões sobre o estabelecimento permanente para o empregador e sobre a transferência de dados para fora do Espaço Econômico Europeu, ambas questões que devem ser abordadas na política da empresa, e não em uma troca de mensagens posterior.

A regra prática é simples: exigir autorização prévia por escrito para trabalhar a partir de outro país, por um período e local definidos, e condicionar a autorização à apresentação dos documentos necessários.

Perguntas comuns respondidas

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