Tipos de conformidade legal para empresas nos Países Baixos

A conformidade legal significa que sua empresa observa todas as regras que a vinculam: leis holandesas, regulamentos da UE diretamente aplicáveis, condições de licenças e autorizações, convenções coletivas de trabalho e as políticas internas que você adotou. Para uma empresa na Holanda, essas regras se enquadram em um número limitado de áreas, cada uma com seu próprio supervisor, mas você só pode gerenciá-las depois de saber quais áreas se aplicam a você e quem as fiscaliza.

As principais áreas são: emprego, proteção de dados e cibersegurança, impostos e relatórios financeiros, combate à lavagem de dinheiro e sanções, direito da concorrência e do consumidor, meio ambiente e segurança de produtos, governança corporativa e licenças setoriais. Abaixo, explicamos o que cada área exige, qual autoridade a supervisiona, quais são os custos da não conformidade e como você pode criar um programa que comprove sua eficácia.

Qual a diferença entre conformidade legal e conformidade regulamentar?

A conformidade legal é o dever geral de obedecer à lei, aplicável a todos. A conformidade regulatória, por sua vez, refere-se ao conjunto mais específico de obrigações que um órgão supervisor designado monitora e aplica em um determinado setor ou em relação a um risco específico.

A conformidade legal abrange o Código Civil holandês (Burgerlijk Wetboek, BW), a legislação tributária, o direito do trabalho, o direito penal e as normas gerais sobre meio ambiente e dados pessoais. Ela estabelece o padrão mínimo e se aplica independentemente de haver ou não verificação.

A conformidade regulamentar aplica-se, por exemplo, a uma instituição de pagamento ao abrigo da Lei de Supervisão Financeira (Wet op het financieel toezicht, Wft), a um hospital ao abrigo da inspeção de saúde, a uma empresa que opera uma instalação ao abrigo de uma licença ambiental e de planeamento (omgevingsvergunning) ou a um operador de jogos de azar ao abrigo da Lei de Apostas e Jogos (Wet op de kansspelen). As características típicas incluem uma licença ou registo, uma obrigação contínua de reporte, poderes de inspeção e sanções administrativas, tais como uma ordem sujeita a pagamento de uma penalidade (last onder dwangsom) ou uma multa administrativa (bestuurlijke boete).

Por que essa distinção é importante na prática?

As duas leis são aplicadas por vias diferentes e em ritmos distintos. Uma violação da lei geral geralmente vem à tona por meio de uma disputa, uma reclamação ou uma investigação criminal, e um tribunal decide sobre o caso. Uma violação de uma norma regulamentar vem à tona por meio de uma inspeção ou um relatório obrigatório e é tratada administrativamente, muitas vezes muito antes de um tribunal ser envolvido.

Ao listar suas obrigações, indique para cada uma qual procedimento se aplica. Isso determina a quem você deve informar, a rapidez com que deve responder e se você estará lidando com um supervisor com quem precisará continuar trabalhando posteriormente.

Tenha cuidado com as estruturas de outras jurisdições. A Lei Sarbanes-Oxley dos EUA e os códigos setoriais elaborados para o mercado americano não têm força legal na Holanda, embora apareçam com frequência em softwares de compliance. O que vincula uma empresa holandesa é a legislação holandesa e da UE, além das normas contratuais acordadas, como as regras de um sistema de pagamento ou os requisitos de auditoria de um cliente.

De onde vêm suas obrigações: de fora ou de dentro?

A conformidade externa abrange as regras que lhe são impostas por entidades externas; a conformidade interna abrange as regras que você estabelece para si mesmo. Ambas são importantes, pois uma regra interna, uma vez adotada, torna-se o padrão pelo qual um tribunal ou supervisor avalia sua conduta.

As regras externas incluem legislação, regulamentos da UE, condições de autorização, convenções coletivas de trabalho declaradas de aplicação geral e as regras de qualquer regime a que tenha aderido. Não pode negociá-las e as consequências de uma violação são da responsabilidade de outra pessoa.

As normas internas incluem um código de conduta, uma matriz de aprovação de despesas, uma política de brindes e hospitalidade, um código de fornecedores e padrões de qualidade superiores aos mínimos legais. São de origem voluntária, mas não obrigatórias. Uma vez comunicada, uma norma interna pode tornar-se parte integrante da relação de trabalho e serve como critério para demissão por violação das normas da empresa. Uma política que não é aplicada pode ser pior do que a ausência de política, pois demonstra que você identificou um risco e não fez nada a respeito.

A legislação holandesa e da UE exige cada vez mais que você demonstre ter se organizado para cumprir as normas. Exemplos disso são o princípio da responsabilização no RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), o dever de manter uma organização administrativa sólida e controles internos na supervisão financeira, e o inventário e avaliação de riscos previstos na legislação sobre condições de trabalho. A documentação, portanto, é uma prova, não um mero mero mero burocracia. Isso também explica por que o cumprimento das normas exige um responsável com atribuições definidas em nível de diretoria.

O que exige o cumprimento das normas trabalhistas?

A legislação trabalhista é obrigatória: não se pode contratualizar para eximir-se dela em detrimento do empregado. A maioria das empresas cumpre essa obrigação em primeiro lugar, por meio de normas de demissão, jornada de trabalho, salário mínimo e saúde e segurança no trabalho.

A legislação sobre despedimento encontra-se no Livro 7 do Código Civil neerlandês. Trata-se de um sistema fechado: o empregador precisa de um dos motivos legais previstos no artigo 7:669 do Código Civil neerlandês e deve seguir o procedimento correto. O despedimento por motivos económicos e após dois anos de doença é tratado pela Agência de Seguros para os Empregados (UWV). O despedimento por motivos pessoais, como baixo desempenho, relações laborais problemáticas ou conduta culposa, é tratado pelo tribunal distrital (kantonrechter). A rescisão por mútuo acordo é registada num acordo de rescisão (vaststellingsovereenkomst), que o empregado pode revogar no prazo de 14 dias, nos termos do artigo 7:670b do Código Civil neerlandês.

Em torno desse núcleo, existem três outros regimes. A Lei do Horário de Trabalho (Arbeidstijdenwet) limita os horários de trabalho e descanso. A Lei do Salário Mínimo e do Abono Mínimo de Férias (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) estabeleceu um salário mínimo legal por hora desde 1 de janeiro de 2024, com reajustes semestrais. A Lei das Condições de Trabalho (Arbeidsomstandighedenwet) exige um inventário e avaliação de riscos por escrito (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) com um plano de ação. Esse documento costuma ser a primeira coisa que a Inspeção do Trabalho dos Países Baixos (Nederlandse Arbeidsinspectie) solicita.

Se você emprega cidadãos de fora do Espaço Econômico Europeu (EEE), aplica-se a Lei de Emprego de Estrangeiros (Wet arbeid vreemdelingen). Você precisa de uma autorização de trabalho ou uma autorização única para trabalho e residência, e deve verificar e copiar o documento de identidade do funcionário. A Autoridade do Trabalho fiscaliza o cumprimento dessa lei com multas administrativas.

Dois empreendimentos para incluir em seu plano.

Empregadores com 50 ou mais funcionários devem ter um procedimento interno de denúncia que atenda aos requisitos da Lei de Proteção aos Denunciantes (Wet bescherming klokkenluiders). A Autoridade Holandesa de Denúncias (Huis voor Klokkenluiders) é um dos canais externos aos quais os funcionários podem recorrer.

As empresas que disponibilizam trabalhadores a terceiros devem se preparar para a Lei de Admissão de Intermediários de Trabalho (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). A lei entra em vigor em 1º de janeiro de 2027, e a Autoridade do Trabalho dos Países Baixos (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) aplicará o requisito de admissão a partir de 1º de janeiro de 2028. A nova Autoridade do Mercado de Trabalho dos Países Baixos (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) avalia os pedidos de admissão. Os contratantes também serão afetados, pois a utilização de um fornecedor não admitido será proibida.

O que exigem a proteção de dados e a cibersegurança?

Se você processa dados pessoais, o RGPD se aplica e você deve ser capaz de demonstrar que seu processamento é lícito. Se você opera em um setor abrangido pela Lei de Cibersegurança (Cyberbeveiligingswet), você também tem o dever de cuidado e o dever de relatar incidentes.

O RGPD (em neerlandês: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) é complementado pela Lei de Implementação do RGPD neerlandesa (Uitvoeringswet AVG). A autoridade supervisora ​​é a Autoridade de Proteção de Dados neerlandesa (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Não existe uma obrigação geral de registo junto da AP antes de tratar dados pessoais. Em vez disso, o RGPD exige responsabilização.

Na prática, isso significa uma base legal para cada operação de processamento, um registro das atividades de processamento, informações claras sobre privacidade, procedimentos viáveis ​​para solicitações de acesso, retificação e eliminação, e um contrato de processamento com cada processador. Você também precisa de uma avaliação documentada das transferências para fora do Espaço Econômico Europeu (EEE), medidas de segurança adequadas e uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados (AIPD) sempre que o processamento apresentar alto risco.

Nos termos do Artigo 33 do RGPD, você deve notificar a Autoridade de Proteção de Dados (APD) sobre qualquer violação de dados pessoais no prazo de 72 horas após tomar conhecimento da mesma, a menos que seja improvável que a violação resulte em risco para os indivíduos. Nos termos do Artigo 34 do RGPD, você também deve informar as pessoas afetadas se o risco for elevado. A omissão na notificação pode resultar em multa de até 10 milhões de euros ou 2% do faturamento anual mundial. As multas mais elevadas previstas no RGPD, por exemplo, para o processamento sem fundamento jurídico, chegam a 20 milhões de euros ou 4% do faturamento anual mundial, prevalecendo o valor mais elevado.

Cibersegurança ao abrigo da Lei de Cibersegurança (Cyberbeveiligingswet)

A Lei de Cibersegurança, que implementa a Diretiva NIS2 da UE, está em vigor desde 15 de agosto de 2026. Ela abrange entidades essenciais e importantes em setores designados. Essas entidades devem se registrar no Centro Nacional de Cibersegurança (NCSC) e cumprir um dever de diligência que abrange gestão de riscos, segurança da cadeia de suprimentos, tratamento de incidentes e continuidade dos negócios. A responsabilidade por isso recai sobre a gestão.

Incidentes significativos devem ser relatados em duas etapas: um alerta inicial em até 24 horas e uma notificação completa em até 72 horas. A supervisão é dividida entre supervisores setoriais, sendo a Autoridade Holandesa para Infraestrutura Digital (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) responsável pela infraestrutura digital e pelos provedores de serviços digitais. Comece verificando se sua empresa se enquadra no escopo da supervisão. O tamanho e o setor de atuação determinam isso, e não sua própria avaliação da criticidade da sua empresa.

inteligência artificial

Nos termos da Lei da IA ​​da UE, as proibições de práticas proibidas, as obrigações para modelos de IA de uso geral e os deveres de transparência para sistemas que interagem com pessoas ou geram conteúdo sintético já se aplicam. O regime de alto risco foi adiado pelo pacote digital omnibus: para 2 de dezembro de 2027 para os sistemas listados no Anexo III e para 2 de agosto de 2028 para IA em produtos abrangidos pelo Anexo I. A proposta de Diretiva de Responsabilidade por IA foi retirada, portanto, a responsabilidade por danos causados ​​por IA é avaliada de acordo com as regras holandesas comuns sobre responsabilidade civil, responsabilidade por produtos e contratos.

Quais são as obrigações fiscais, de declaração e de combate à lavagem de dinheiro aplicáveis?

Toda empresa tem obrigações fiscais e, como BV ou NV, o dever de apresentar demonstrações financeiras anuais. As obrigações de combate à lavagem de dinheiro aplicam-se apenas a instituições designadas, mas esse grupo é mais amplo do que a maioria das pessoas imagina.

Dependendo da sua forma jurídica, você paga imposto de renda corporativo ou imposto de renda, além do IVA, e retém e paga os impostos sobre a folha de pagamento dos seus funcionários. A Administração Tributária e Aduaneira (Belastingdienst) administra tudo isso. A obrigação é tanto processual quanto substancial: declarações corretas e em tempo hábil, registros completos e uma administração que possa ser auditada. Você deve manter os registros comerciais por sete anos e os dados relativos a bens imóveis por dez anos.

Law & More Não oferecemos consultoria sobre planejamento tributário. Para questões tributárias substanciais, você precisa de um consultor tributário. Uma divisão de trabalho sensata seria que o consultor tributário definisse a situação e um advogado lidasse com as consequências caso surgisse uma disputa ou investigação.

Contas anuais

Uma BV ou NV deve elaborar, aprovar e apresentar suas demonstrações financeiras anuais à Câmara de Comércio (Kamer van Koophandel, KvK), no máximo doze meses após o término do exercício financeiro. O atraso na apresentação das demonstrações financeiras é mais do que uma formalidade. Constitui uma infração econômica e, em caso de falência posterior, implica que os administradores são considerados culpados de negligência no exercício de suas funções, nos termos do Artigo 2:248 do Código Civil Holandês (BW). A lei presume, então, que essa negligência foi uma causa importante da falência, o que pode levar à responsabilização pessoal dos administradores pelo déficit. As empresas de capital aberto têm obrigações adicionais de divulgação e reporte, supervisionadas pela Autoridade Holandesa para os Mercados Financeiros (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Contra lavagem de dinheiro

A Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, WWFT) aplica-se a instituições designadas. Estas incluem bancos, seguradoras e instituições de pagamento, mas também contabilistas, consultores fiscais, notários de direito civil, advogados para determinados serviços, agentes imobiliários, escritórios fiduciários, prestadores de serviços de criptomoedas e comerciantes que aceitam grandes pagamentos em dinheiro.

Suas atribuições incluem a devida diligência do cliente com base no risco, a identificação e verificação do beneficiário final (participação superior a 25%), o monitoramento contínuo e a comunicação de transações incomuns à Unidade de Inteligência Financeira (FIU-Nederland). O sistema holandês exige a comunicação de transações incomuns, e não apenas de transações suspeitas, o que representa um limiar deliberadamente mais baixo. A supervisão é dividida entre o Banco Central dos Países Baixos (DNB), a Autoridade dos Mercados Financeiros (AFM), o Escritório de Supervisão Fiscal (Bureau Toezicht Wwft) e as entidades profissionais.

A lavagem de dinheiro em si é um crime previsto nos artigos 420bis a 420quater do Código Penal holandês (Wetboek van Strafrecht, Sr); a Wwft impõe apenas deveres preventivos. Nosso guia sobre lavagem de dinheiro na Holanda explica como os dois se relacionam. Se sua empresa lida com ativos digitais, leia também nossa nota sobre riscos de conformidade com criptomoedas.

Sanções

A conformidade com as sanções é frequentemente confundida com o combate à lavagem de dinheiro, mas ela vincula todas as empresas, não apenas as instituições designadas, e não há isenção baseada em risco. Se você realiza transações internacionais, consulte nosso guia sobre conformidade com as sanções na Holanda . Ele aborda a triagem, o teste de propriedade e controle e as obrigações de reporte de acordo com a Lei de Sanções de 1977 (Sanctiewet 1977).

O que exigem as leis de concorrência, de defesa do consumidor e contratuais?

Você não pode entrar em acordo com concorrentes sobre preços ou mercados, nem abusar de uma posição dominante. Se você vende para consumidores, também deve seguir as normas de defesa do consumidor previstas nos Livros 6 e 7 do Código Civil Holandês.

A Lei da Concorrência (Mededingingswet) espelha a legislação da UE em matéria de concorrência. Proíbe acordos e práticas concertadas que restrinjam a concorrência e o abuso de posição dominante. A Autoridade para os Consumidores e os Mercados (Autoriteit Consument en Markt, ACM) aplica ambas as leis, com poderes que incluem inspeções sem aviso prévio a instalações comerciais e dados digitais.

Empresas comuns raramente são afetadas por cartéis clássicos. Os riscos reais residem nas trocas de informações dentro de uma associação comercial, nos acordos de preços ou territórios entre distribuidores, nos acordos de não-recrutamento entre funcionários e na manutenção de preços de revenda apresentados como preços recomendados. As multas são calculadas com base no faturamento, e os diretores podem ser multados pessoalmente por instruir ou liderar a infração.

A ACM também fiscaliza a legislação de defesa do consumidor. As regras sobre vendas à distância, informações pré-contratuais, direito de arrependimento de 14 dias, práticas comerciais desleais e termos gerais abusivos aplicam-se a todas as empresas que vendem a consumidores. A fiscalização é feita tanto em âmbito privado, pois o consumidor pode anular uma cláusula abusiva, quanto em âmbito público, visto que a ACM pode impor multas. A ACM também supervisiona os mercados de energia, telecomunicações, correios e transportes. Desde a entrada em vigor da Lei de Energia (Energiewet) em 1º de janeiro de 2026, essa lei é aplicada em substituição à Lei da Eletricidade de 1998 e à Lei do Gás.

Cumprimento do contrato

O cumprimento do contrato é a área silenciosa que gera a maioria das disputas. De acordo com o Artigo 6:234 do Código Civil Alemão (BW), você deve fornecer seus termos e condições gerais antes ou no momento da celebração do contrato; caso contrário, a outra parte pode anular as cláusulas. Os prazos legais correm independentemente de haver ou não fiscalização. O comprador deve reclamar dentro de um prazo razoável após descobrir um defeito, e o prazo de prescrição só é interrompido por uma notificação por escrito na qual você reserve expressamente seu direito de cumprimento.

Um calendário para prazos contratuais e legais é, portanto, uma ferramenta de conformidade, e não um detalhe jurídico. Para os problemas recorrentes nesta área, consulte nossa visão geral de questões jurídicas corporativas comuns.

Quais normas ambientais e de produto se aplicam a você?

As atividades que afetam o meio ambiente físico estão sujeitas à Lei do Meio Ambiente e do Planejamento (Omgevingswet), seja por meio de regras gerais ou mediante licença. Os produtos que você coloca no mercado da UE devem atender à legislação de produtos da UE.

A Lei Ambiental (Omgevingswet) está em vigor desde 1º de janeiro de 2024. Ela unificou as antigas leis de planejamento urbano, construção e meio ambiente em um único sistema. Municípios, províncias e autoridades hídricas são as entidades competentes, e os serviços ambientais regionais (omgevingsdiensten) realizam a maioria das inspeções e fiscalizações. Se sua empresa lida com resíduos, despeja poluentes na água, emite gases poluentes no ar, armazena substâncias perigosas ou opera instalações de alto consumo energético, considere que você está sujeito à lei e verifique as normas em vez de esperar por uma inspeção.

A conformidade dos produtos é amplamente regida pelas normas da UE. Para colocar um produto no mercado da UE, ele deve cumprir a legislação harmonizada aplicável, ostentar a marcação CE quando exigida, ser acompanhado de documentação técnica e ter um operador económico responsável estabelecido na UE. A Autoridade Holandesa para a Segurança dos Alimentos e Produtos de Consumo (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) supervisiona a higiene alimentar, a rotulagem e a rastreabilidade, bem como a segurança de produtos de consumo, brinquedos e certos outros produtos. A Inspeção do Ambiente Humano e dos Transportes (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) supervisiona os transportes, as remessas de resíduos, a habitação e as infraestruturas.

Relatórios de sustentabilidade e due diligence

A UE restringiu as regras de sustentabilidade por meio do pacote Omnibus I, a Diretiva (UE) 2026/470. A diretiva de due diligence (CSDDD) agora se aplica apenas a empresas de grande porte, a partir de 26 de julho de 2029; os Estados-Membros devem transpô-la até 26 de julho de 2028. O regime harmonizado de responsabilidade civil da UE foi removido e as multas foram limitadas a 3% do faturamento líquido mundial. O escopo dos relatórios de sustentabilidade (CSRD) também foi reduzido às maiores empresas. A implementação na Holanda ainda está em andamento, portanto, verifique a situação atual antes de se basear em uma fonte mais antiga.

Quais são as obrigações e licenças de gestão corporativa aplicáveis?

Toda pessoa jurídica holandesa deve manter seu registro na Câmara de Comércio atualizado e registrar seus beneficiários finais. Se a entrada no seu mercado exigir uma licença, as condições dessa licença estão entre suas obrigações mais importantes.

O registo comercial (Handelsregister) deve indicar os seus administradores atuais, signatários autorizados e morada registada. Um registo desatualizado permite que um antigo administrador seja apresentado a terceiros como ainda autorizado. Os beneficiários finais devem estar registados no registo de beneficiários finais mantido pela Câmara de Comércio. O acesso público a esse registo foi encerrado após a sentença do Tribunal de Justiça da UE de 22 de novembro de 2022, mas a obrigação de registo permanece inalterada. As autoridades competentes e, em circunstâncias específicas, as instituições da WWFT ainda têm acesso.

A governança corporativa adiciona uma camada extra. De acordo com o Artigo 2:239 da BW (para a BV), os diretores devem agir no interesse da empresa e de seus negócios. Um diretor com conflito de interesses não pode participar da decisão. O regime de grandes empresas (structuurregime) e a Lei dos Conselhos de Trabalhadores (Wet op de ondernemingsraden) trazem seus próprios requisitos de consulta e aprovação. Desde 1º de janeiro de 2025, regras alteradas se aplicam a disputas entre acionistas e ao acesso ao procedimento de inquérito (enquêteprocedure) perante a Câmara Empresarial (Ondernemingskamer) da empresa. Amsterdam Tribunal de Apelação.

As licenças setoriais são as mais importantes. Os serviços financeiros exigem uma licença da Wft emitida pelo DNB ou pela AFM. Os jogos de azar exigem uma licença da Autoridade Holandesa de Jogos de Azar (Kansspelautoriteit). Os prestadores de serviços de saúde respondem à Inspeção de Saúde e Assistência à Juventude (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) e, para tarifas e conduta de mercado, à Autoridade Holandesa de Saúde (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Os serviços de cuidados infantis, segurança privada, transporte de táxi, processamento de resíduos e armas de fogo têm seus próprios regimes. O descumprimento das condições da licença coloca a própria licença em risco, e não apenas suas finanças.

Quem impõe o quê?

A conformidade torna-se gerenciável quando você consegue identificar a autoridade responsável por cada obrigação. Essa autoridade determina as sanções a que você está sujeito, os relatórios que você deve apresentar e o tom da conversa. Este é o mapa prático para a maioria das empresas:

• Autoridade Holandesa de Proteção de Dados (AP): o RGPD, notificações de violação de dados e reclamações de titulares de dados.
• Autoridade do Trabalho dos Países Baixos: condições de trabalho, horário de trabalho, salário mínimo, contratação de estrangeiros e exploração laboral.
• Autoridade para os Consumidores e os Mercados (ACM): concorrência, proteção do consumidor e os mercados regulamentados de energia, telecomunicações, correios e transportes.
• O Banco Central dos Países Baixos e a AFM: supervisão das entidades financeiras sob a jurisdição da Wft, e a Wft: supervisão das instituições a elas atribuídas.
• Administração Tributária e Aduaneira, incluindo o Bureau Toezicht Wwft: declarações e pagamentos de impostos, manutenção de registros e supervisão de comerciantes e intermediários no combate à lavagem de dinheiro.
• FIU-Nederland: recebe denúncias de transações incomuns e decide quais são declaradas suspeitas e encaminhadas às autoridades investigadoras.
• NVWA: segurança alimentar, segurança do produto, rotulagem e bem-estar animal.
• ILT: transporte, remessas de resíduos, água e habitação.
• Municípios, províncias e serviços ambientais: licenças e fiscalização ao abrigo da Omgevingswet.
• A RDI e os supervisores setoriais de cibersegurança: o dever de cuidado e a comunicação de incidentes ao abrigo da Lei de Cibersegurança (Cyberbeveiligingswet).
• Alfândega (Douane) e Escritório Central de Importação e Exportação (CDIU): alfândega, controle de exportação, licenças de dupla utilização e sanções na fronteira.
• Reguladores do setor: Kansspelautoriteit, IGJ e NZa e, a partir de 2027, Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt para intermediários laborais.

Por trás de tudo isso, existe a via criminal. A Lei de Crimes Econômicos (Wet op de economische delicten, WED) transforma infrações a diversas normas regulamentares em crimes econômicos. Essas infrações são investigadas pelo Serviço de Inteligência e Investigação Fiscal (FIOD) ou pela inspeção competente e processadas pelo órgão especializado do Ministério Público (Functioneel Parket). É assim que um problema administrativo se transforma em um problema criminal, e é por isso que sua resposta à primeira solicitação de informações de um supervisor é uma decisão legal, e não operacional.

Qual o custo do descumprimento?

A multa é o custo visível, mas raramente o maior. A perda da licença, a responsabilidade pessoal dos diretores e os danos comerciais geralmente têm um peso maior.

As multas máximas são elevadas: até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios mundial ao abrigo do RGPD, multas baseadas no volume de negócios no âmbito da legislação da concorrência e categorias de multas ao abrigo da WED que aumentam com a gravidade da infração.

O segundo custo é a perda da licença de funcionamento. Um órgão de fiscalização pode suspender ou revogar uma licença, impor uma ordem sujeita ao pagamento de uma multa que se repete até que a ordem seja cumprida, fechar as instalações ou proibir a comercialização de um produto. Para uma empresa regulamentada, isso pode ser fatal. Apresentar uma objeção ou recurso não suspende tal decisão; para isso, é necessário solicitar uma medida cautelar ao juiz de primeira instância (voorzieningenrechter).

O terceiro custo é pessoal. Os administradores podem ser responsabilizados perante a empresa pelo desempenho inadequado de suas funções, nos termos do Artigo 2:9 da Lei de Falências (BW), perante terceiros por atos ilícitos e perante a massa falida se as contas não forem apresentadas ou a administração for inadequada. De acordo com o Artigo 51 Sr, um delito cometido por uma empresa também pode ser processado contra as pessoas que deram a instrução ou efetivamente lideraram a conduta proibida. Seu dossiê de conformidade torna-se, então, prova tanto sobre indivíduos quanto sobre a empresa.

O quarto custo é comercial. Os bancos revisam o relacionamento, as seguradoras aumentam os prêmios ou cancelam a cobertura, as licitações exigem declarações que você não pode mais fazer, os clientes invocam seus direitos de auditoria e rescisão, e os compradores da sua empresa solicitam reduções de preço ou indenizações. Falhas de conformidade também vêm à tona anos depois, durante a due diligence. Como explicamos em nosso artigo sobre como se manter à frente da conformidade corporativa , manter-se atualizado é muito mais barato do que reparar os danos sob supervisão.

Como construir um programa de conformidade que você possa comprovar?

Comece com um registro de suas obrigações, avalie os riscos, incorpore controles aos seus processos e mantenha evidências de que eles funcionam. Um supervisor observa o que você fez, não o que diz sua política.

O registro de obrigações é uma lista única de tudo que vincula sua empresa, organizada pelas áreas acima. Para cada obrigação, ele registra a fonte, o supervisor, o responsável interno e as evidências que comprovam o cumprimento. A maioria das organizações descobre, durante esse processo, que o problema não é a discordância sobre as regras, mas sim a falta de responsabilidade interna por elas.

Avalie os riscos

Atribua uma pontuação a cada obrigação de acordo com a probabilidade de incumprimento e a gravidade das suas consequências. A gravidade não se limita ao aspecto financeiro: uma licença em risco tem uma prioridade maior do que uma multa mais elevada. Concentre os seus controlos onde a pontuação for mais alta e registe o seu raciocínio. Um supervisor aceitará uma priorização criteriosa com muito mais facilidade do que uma lista de verificação que ninguém preencheu.

Incorpore controles em seus processos.

Os controles funcionam melhor quando operam sem que ninguém precise se lembrar deles. Exemplos disso são uma etapa de verificação de sanções na entrada de pedidos, um campo obrigatório para a base legal em sua ferramenta de marketing, aprovação por terceiros para pagamentos acima de um determinado valor e um lembrete automático para datas de renovação de licenças. Atribua a cada controle um responsável com a autoridade e o orçamento necessários para implementá-lo, que se reportará a um membro do conselho que será responsável pelo todo.

Treine as pessoas certas

O treinamento deve ser direcionado às pessoas que tomam as decisões relevantes: vendas e compras para questões de concorrência e sanções, marketing e TI para proteção de dados, RH para questões de emprego e finanças para impostos e pagamentos. Mantenha o treinamento objetivo e conciso, repita-o e registre a presença. Crie um canal de denúncia que atenda à legislação de proteção a denunciantes e que inspire confiança, e investigue as denúncias adequadamente.

Monitore e guarde as evidências.

Estabeleça um cronograma para verificações internas, rastreie uma amostra de transações do início ao fim pelo menos uma vez por ano, registre incidentes e quase acidentes e acompanhe até que cada problema seja resolvido. Apresente relatórios ao conselho de administração em intervalos regulares, não apenas depois que algo der errado. Mantenha suas políticas sob controle de versão, registre quando cada uma foi revisada pela última vez e guarde as evidências por, no mínimo, o período de retenção legal.

Se um problema se revelar uma infração, procure aconselhamento jurídico o quanto antes para saber se a divulgação voluntária melhora sua posição. Em diversas legislações, sim, mas apenas se você se apresentar antes que o órgão regulador descubra outra forma de agir. Um advogado especializado em compliance e o advogado da sua empresa podem ajudá-lo a tomar uma decisão rápida.

Em síntese

• A conformidade legal abrange todas as regras que vinculam sua empresa; a conformidade regulatória é a parte que um supervisor designado aplica.
• As principais áreas são: direito do trabalho, proteção de dados e segurança cibernética, impostos e relatórios, combate à lavagem de dinheiro e sanções, direito da concorrência e do consumidor, meio ambiente e produtos, e governança corporativa.
• Cada área tem seu próprio supervisor, e a WED pode transformar uma infração regulamentar em um caso criminal.
• O não cumprimento das normas pode custar-lhe a licença e acarretar responsabilidade pessoal para os administradores, não apenas multas.
• Um programa só funciona se tiver responsáveis, controles integrados aos seus processos e evidências de que eles funcionam.

Perguntas frequentes

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