Os empregadores processam muitos dados sobre seus funcionários ao longo do tempo. Todos esses dados são armazenados em um arquivo pessoal. Este arquivo contém dados pessoais importantes e, por isso, é fundamental que isso seja feito de forma segura e correta. Por quanto tempo os empregadores podem (ou, em alguns casos, são obrigados) a manter esses dados? Neste blog, você pode ler mais sobre o período legal de retenção de arquivos pessoais e como lidar com isso.
O que é um arquivo pessoal?
Como mencionado acima, um empregador geralmente precisa lidar com dados pessoais de seus funcionários. Esses dados devem ser devidamente armazenados e posteriormente destruídos. Isso é feito por meio de um arquivo pessoal. Isso inclui o nome e endereço do(s) funcionário(s), contratos de trabalho, relatórios de desempenho, etc. Esses dados devem cumprir os requisitos de acordo com os regulamentos do AVG e devem ser mantidos por um determinado período de tempo.
(Se você quiser saber se seu arquivo pessoal atende aos requisitos do AVG, confira nossa lista de verificação AVG de arquivo pessoal SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA)
Retenção de dados de funcionários
O AVG não fornece períodos de retenção específicos para dados pessoais. Não existe uma resposta direta para o período de retenção de um arquivo pessoal, pois ele consiste em diferentes tipos de dados (pessoais). Um período de retenção diferente se aplica a cada categoria de dados. Também afeta se a pessoa ainda é empregada ou deixou o emprego.
Categorias de períodos de retenção
Conforme referido anteriormente, existem diferentes períodos de retenção relacionados com a retenção de dados pessoais num ficheiro pessoal. Há dois critérios a considerar, ou seja, se um empregado ainda está empregado, ou deixou o emprego. O seguinte mostra quando certos dados devem ser destruídos, ou melhor, retidos.
arquivo pessoal atual
Nenhum período de retenção fixo é definido para dados contidos em um arquivo pessoal atual de um funcionário que ainda está empregado. O AVG apenas impõe uma obrigação aos empregadores de manter os arquivos pessoais 'atualizados'. Isso significa que o próprio empregador é obrigado a estabelecer um prazo para revisão periódica dos arquivos pessoais e destruição de dados desatualizados.
Detalhes da aplicação
Os dados de candidatura relativos a um candidato não contratado devem ser destruídos no prazo máximo de 4 semanas após o final do processo de candidatura. Dados como carta de motivação ou de candidatura, CV, declaração de comportamento, correspondência com o candidato enquadram-se nesta categoria. Com o consentimento do requerente é possível conservar os dados durante cerca de 1 ano.
processo de reintegração
Quando um trabalhador tenha concluído um processo de reintegração e regresse ao seu posto de trabalho, aplica-se um período máximo de retenção de 2 anos após a conclusão da reintegração. Há uma exceção a isso quando o empregador é auto-segurador. Nessa situação, aplica-se um período de retenção de 5 anos.
Máximo 2 anos após o fim do emprego
Depois que um funcionário deixa o emprego, a maior parte dos dados (pessoais) no arquivo pessoal está sujeita a um período de retenção de até 2 anos.
Esta categoria inclui:
- Contratos de trabalho e suas alterações;
- Correspondência relativa à demissão;
- Relatórios de avaliações e avaliações de desempenho;
- Correspondência relacionada com promoção/rebaixamento;
- Correspondência sobre doença da UWV e médico da empresa;
- Relatórios relacionados ao Gatekeeper Improvement Act;
- Acordos sobre membros do Conselho de Empresa;
- Cópia do certificado.
Pelo menos 5 anos após o fim do emprego
Certos dados de arquivos pessoais estão sujeitos a um período de retenção de 5 anos. O empregador é, portanto, obrigado a manter esses dados por um período de 5 anos após o funcionário deixar o emprego. Estes são os seguintes dados:
- Declaração de Imposto de Renda;
- Cópia do documento de identificação do empregado;
- Dados de etnia e origem;
- Dados relacionados aos impostos sobre a folha de pagamento.
Esses dados devem, portanto, ser mantidos por pelo menos cinco anos, mesmo que sejam substituídos por novas declarações no arquivo pessoal.
Pelo menos 7 anos após o fim do emprego
Em seguida, o empregador também tem a chamada 'obrigação de retenção de impostos'. Isso obriga o empregador a manter todos os registros básicos por um período de 7 anos. Portanto, isso inclui dados básicos, penhoras salariais, registros de folha de pagamento e acordos salariais.
Período de retenção expirado?
Quando um período máximo de retenção de dados de um arquivo pessoal expirar, o empregador não poderá mais usar os dados. Esses dados devem então ser destruídos.
Terminado o prazo mínimo de retenção, o empregador pode destruir esses dados. Uma exceção se aplica quando um período mínimo de retenção expirou e o funcionário solicita a destruição dos dados.
Você tem dúvidas sobre os períodos de retenção de arquivos de funcionários ou períodos de retenção de outros dados? Se sim, por favor contate-nos. Nosso advogados trabalhistas terá prazer em ajudá-lo!