A lei sobre o arquivamento eletrônico nos registros comerciais: como o governo se move com os tempos
Introdução
Ajudar clientes internacionais que têm negócios na Holanda faz parte da minha prática diária. Afinal, a Holanda é um ótimo país para realizar negócios, mas aprender o idioma ou se acostumar com as práticas comerciais holandesas às vezes pode ser complicado para empresas estrangeiras. Portanto, uma mão amiga é frequentemente apreciada. O escopo da minha assistência varia desde a assistência em tarefas complexas até a comunicação com as autoridades holandesas. Recentemente, recebi uma pergunta de um cliente para explicar o que exatamente foi declarado em uma carta da Câmara de Comércio Holandesa. Essa carta simples, embora importante e informativa, dizia respeito a uma novidade no arquivamento das demonstrações financeiras, que em breve será possível apenas eletronicamente. A carta foi resultado do desejo do governo de avançar com os tempos, de utilizar as vantagens da troca eletrônica de dados e de introduzir uma maneira padronizada de lidar com esse processo recorrente anual. É por isso que as demonstrações financeiras devem ser depositadas eletronicamente a partir do exercício de 2016 ou 2017, conforme consta no depoimento úmido nos registros de mão langs elektronische weg (Lei sobre o preenchimento eletrônico de registros comerciais), que foi introduzida em conjunto com o Besluit elektronische depoimento de registros de mão (Resolução sobre o arquivamento eletrônico em registros comerciais); este último fornecendo regras adicionais e detalhadas. Bastante, mas o que exatamente essa Lei e Resolução envolvem?
Antes e agora
Anteriormente, as demonstrações financeiras podiam ser depositadas na Câmara de Comércio eletronicamente e em papel. O Código Civil holandês ainda conhece amplamente as disposições baseadas no depósito em papel. Atualmente, esse método pode ser visto como desatualizado e fiquei um pouco surpreso que esse desenvolvimento não tenha surgido antes. Não é difícil imaginar que o arquivamento de demonstrações financeiras em papel tem muitas desvantagens em comparação com o arquivamento eletrônico desses documentos quando se olha de uma perspectiva de custo e tempo. Pense nos custos do papel e nos custos e tempo necessários para colocar os demonstrativos anuais no papel e enviá-los - também em papel - à Câmara de Comércio, que então deve processar esses documentos escritos, nem mesmo mencionando o tempo e os custos que surgem ao permitir que um contador redija ou verifique essas demonstrações financeiras (não padronizadas). Portanto, o governo propôs fazer uso de “SBR” (abreviação de: Relatório de Negócios Padrão), que é um método eletrônico padronizado de criação e apresentação de informações financeiras e documentos, com base em um catálogo de dados (a Taxonomia holandesa). Este catálogo contém definições de dados, que podem ser usados para criar as demonstrações financeiras. Outra vantagem do método SBR é que não só a troca de dados entre a corporação e a Câmara de Comércio será simplificada, mas, com a padronização, a troca de dados com terceiros também ficará mais fácil. As pequenas empresas já podem enviar os extratos anuais eletronicamente por meio do método SBR desde 2007. Para as médias e grandes empresas, essa possibilidade foi introduzida em 2015.
Então, quando e para quem?
O governo deixou claro que a resposta a essa pergunta é um caso típico de "tamanho importa". As pequenas empresas serão obrigadas a enviar as demonstrações financeiras eletronicamente por meio da SBR a partir do exercício de 2016. Como alternativa, as pequenas empresas que (elaboram e) submetem as próprias demonstrações financeiras, têm a possibilidade de depositá-las por meio de um serviço on-line gratuito - o serviço “zelf deponeren jaarrekening” -, em operação desde 2014. A vantagem disso O serviço é que não é necessário comprar um software "compatível com SBR". As empresas de médio porte precisarão enviar as demonstrações financeiras por meio da SBR a partir do exercício de 2017. Também para essas empresas, será introduzido um serviço on-line temporário e alternativo (“opstellen jaarrekening”). Por meio desse serviço, empresas de médio porte podem redigir as próprias demonstrações financeiras no formato XBRL. Posteriormente, essas declarações podem ser enviadas através de um portal online (“Digipoort”). Isso significa que a empresa não precisará necessariamente comprar software "compatível com SBR" imediatamente. Esse serviço será temporário e apreenderá após cinco anos, contados a partir de 2017. Ainda não há obrigação de grandes empresas e estruturas de grupos médios de arquivar as demonstrações financeiras através da SBR. Isso ocorre porque essas empresas precisam lidar com um conjunto muito complexo de requisitos. A expectativa é que essas empresas tenham a oportunidade de escolher entre arquivar através da SBR ou arquivar através de um formato europeu específico a partir de 2019.
Sem regras sem exceções
Uma regra não seria uma regra se não houvesse exceções a serem feitas. Dois, para ser preciso. As novas regras relativas ao arquivamento das demonstrações financeiras não são aplicáveis a pessoas jurídicas e empresas com sede fora dos Países Baixos, que, com base no Handelsregisterbesluit 2008 (Resolução do Registro Comercial 2008), têm a obrigação de arquivar os documentos financeiros na Câmara de Comércio, na medida e sob a forma em que esses documentos devem ser divulgados no país da sede social. A segunda exceção é feita para emissores conforme definido no artigo 1: 1 da Wft (Lei de Supervisão Financeira) e subsidiárias de um emissor, caso esses sejam os próprios emissores. Um emissor é alguém que deseja emitir valores mobiliários ou pretende emitir valores mobiliários.
Outros pontos de atenção
Ainda assim, isso não é tudo. As próprias entidades legais precisam anotar alguns aspectos adicionais importantes. Um desses aspectos é o fato de que a pessoa jurídica permanecerá responsável pelo arquivamento das demonstrações financeiras em conformidade com a lei. Entre outros, isso significa que as demonstrações contábeis devem poder criar uma percepção que permita avaliar suficientemente a posição financeira da entidade legal. Portanto, aconselho todas as empresas a verificar cuidadosamente os dados nas demonstrações financeiras antes de serem arquivados o tempo todo. Por último, mas não menos importante, preste atenção ao fato de que a recusa de arquivar as declarações da maneira prescrita constituirá uma ofensa com base na Wet op de Economische Delicten (Lei de Ofensas Econômicas). Convenientemente, foi confirmado que as demonstrações financeiras criadas pelo método SBR podem ser usadas pela assembléia geral para estabelecer essas demonstrações. Essas contas também podem estar sujeitas a auditoria por um contador, de acordo com o artigo 2: 393 do Código Civil holandês.
Conclusão
Com a introdução da Lei sobre o arquivamento eletrônico nos registros comerciais e a Resolução associada, o governo demonstrou um bom progresso. Como resultado, será obrigatório para pequenas e médias empresas depositar as demonstrações financeiras eletronicamente a partir dos anos de 2016 e 2017, respectivamente, a menos que a empresa se enquadre no escopo de uma das exceções. As vantagens são numerosas. Ainda assim, aconselho todas as empresas a manterem o juízo, já que a responsabilidade final ainda recai sobre as próprias empresas obrigadas a arquivar e, como diretor da empresa, você certamente não deseja ficar lidando com as conseqüências.
Contato
Caso tenha mais perguntas ou comentários depois de ler este artigo, entre em contato com o sr. Maxim Hodak, advogado na Law & More via maxim.hodak@lawandmore.nl ou mr. Tom Meevis, advogado em Law & More via tom.meevis@lawandmore.nl ou ligue para +31 (0) 40-3690680.